Главный вопрос: куда уходят формулы
Самый ценный актив производителя — рецептура. Поэтому первым делом выясните, где работает платформа и кто имеет доступ к её журналам. В схеме, когда система стоит на вашем сервере, файлы не отправляются в чужие хранилища для обработки.
Если же сотрудники сами заливают составы в публичные чаты, никакая политика не поможет. Нужно прямо запретить это и предложить рабочий путь.
Спросите также, какие сведения вообще нужны агенту. Для сборки пакета документов ему не нужны цены на готовую продукцию, и если их не открывать, риск утечки сразу меньше.
Юридическая сторона тоже важна: договоры с заказчиками частных марок часто содержат пункт о конфиденциальности, и его выполнение проверяется по тому, кто и куда может отправить данные. Заранее сверьтесь с договорами.
Где в процессах могут появиться утечки
В рецептурах и регистрационных документах это пересылка черновиков по личной почте и общие папки без разграничения. В закупке компонентов и тары это ценовые предложения, которые случайно попадают не к тому поставщику.
Агент усиливает любую слабость, потому что работает быстро и по расписанию. Поэтому права ему выдают узко, как новому стажёру.
Отдельно присмотритесь к подрядчикам и временным сотрудникам. Доступ внешнего технолога должен выдаваться на срок и сниматься в конкретный день.
Как ограничить права агента
Опишите для каждой роли, что агент читает и что может менять. Технологу доступны рецептуры, закупщику остатки и поставщики, и они не пересекаются без нужды.
- Чтение только тех папок и таблиц, что нужны задаче.
- Запрет на отправку писем наружу без подтверждения.
- Отдельный доступ к финансовым данным закупки.
- Журнал действий агента, который читает руководитель.
Что делать, если сомнения остаются
Начните с процесса, где нет формул: например, расписание поставок или справки для клиентов. Убедитесь, что права работают как задумано, проверьте журнал и только потом подключайте рецептуры. Такой порядок оставляет время передумать.
Хорошая новость в том, что ограничения для агента настраиваются привычными правилами: перечнем папок, ролей и действий. Не нужно придумывать новую культуру безопасности, достаточно применить ту, что у вас уже есть для людей.
Полезно раз в квартал просматривать журнал действий агента вместе с руководителем производства. Это занимает час и показывает, что агент читал, что готовил и какие подтверждения давали люди.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Составьте таблицу ролей и доступов на один лист и покажите её руководителю производства.