Какие сведения должны быть доступны агенту
Для работы с заказами частных марок агенту нужны карточки клиентов, технические задания на состав и упаковку, утверждённые макеты этикеток и сроки. Из внутренней кухни нужны рецептуры с номерами версий, остатки сырья и тары, график загрузки линий.
Всё это уже существует, но обычно размазано по 1С, почте и таблицам разных людей.
Не пытайтесь собрать всё сразу. Для первого запуска хватает данных по пяти-семи самых ходовых изделиях, остальные подтянутся по мере работы.
Ответственного стоит назначать по смыслу набора. Рецептуры ведёт технолог, остатки сырья — кладовщик, заказы — менеджер. Когда за набор отвечает конкретный человек, ему можно напомнить об устаревших строках.
Как навести порядок, не останавливая цех
Начните с того, что чаще всего ищут. Договоритесь об единых названиях сырья, чтобы один и тот же компонент не значился тремя способами. Удалите явные дубли заказов и пометьте закрытые. Для каждого набора назначьте ответственного, который отвечает за актуальность.
- Составить список источников и указать владельца каждого.
- Привести названия сырья и тары к единому виду.
- Отметить действующие версии рецептур.
- Убрать дубли и закрытые заказы в архив.
- Раз в неделю сверять остатки с фактом.
Пример: заказ частной марки от запроса до выпуска
Клиент присылает письмо с желаемым кремом и тиражом. Менеджер заносит запрос в Битрикс24, агент находит близкую рецептуру, сверяет наличие сырья и тары и готовит черновик ответа со сроками. Менеджер правит условия и отправляет письмо сам.
Если по тираже не хватает упаковки, агент отмечает это сразу, и закупщик успевает сделать заказ до подтверждения клиенту.
Через пару недель после запуска менеджеры замечают, что заполнять карточку стало проще, ведь агент напоминает о пустых полях. Это побочная польза от порядка, и о ней стоит сказать команде.
Что обычно мешает и как это заметить
Мешают файлы с похожими названиями, правки прямо в письмах и устные договорённости, не попавшие в карточку заказа. Проверка простая: попросите двух сотрудников найти одну и ту же рецептуру. Если они приносят разные файлы, порядок ещё не наведён.
Ещё одна проверка: возьмите три закрытых заказа и попробуйте восстановить по документам, что и из чего делали. Если на каком-то заказе не получилось, место разрыва и есть ваша первая задача по данным.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Попросите двух коллег независимо найти действующую рецептуру одного продукта и сравните результаты.