Как подключить агента к источникам сведений
Сначала составьте карту: где фактически хранится каждый факт. Накладные и остатки находятся в 1С, акты выработки в таблицах цеха, ветеринарные документы в папке на сервере и в почте, договорённости с сетями в переписке.
Затем для каждого источника решите способ доступа. 1С и почту подключают напрямую, таблицы читают из общей папки, а переписку, которая живёт в личных мессенджерах, придётся перенести в общий канал. Без этого агент не узнает о половине событий.
Какие записи уже доступны для работы
Агент способен читать структурированные поля: дату выработки, номер партии, срок годности, вес, поставщика. Из свободного текста он тоже вытянет смысл, но надёжнее, когда ключевые поля стоят в отдельных колонках.
Особенно полезны связи между документами: номер партии сырья в накладной, в акте выработки и в сертификате должен совпадать. Если связь держится только на памяти кладовщика, её нужно выписать в таблицу.
Права и подтверждения вокруг партий
Чтение и запись разведите. Агенту разрешают читать остатки и документы, создавать черновики актов и сводок, но менять статус партии, списывать продукцию или отправлять документы в контролирующие органы может только человек с нужной ролью.
Каждое такое действие агент оформляет как предложение: вот партия, срок истекает в ближайшие дни, вот сведения о ней, подтвердите решение. Ответственный нажимает кнопку или отклоняет.
Что проверить после подключения
Прогоните агента на закрытом периоде и посмотрите, на что он опирается. Список ниже помогает быстро найти слабые места учёта.
Обратите внимание на сведения о продукции с коротким сроком: ради них и затевается порядок.
- Сроки годности заполнены у каждой партии в одном формате.
- Номера партий совпадают в накладной, акте выработки и ветдокументе.
- Выход продукции записывается в тот же день, а не по итогам недели.
- Старые и закрытые партии отмечены, чтобы агент не предлагал их к отгрузке.
- Для каждого источника назван сотрудник, который отвечает за правку записей.
Спрашивают о списании продукции
Может ли агент сам списать продукцию с коротким сроком? Нет, он готовит список и причину, а решение и акт остаются за кладовщиком и руководителем производства. Чем чище записи о сроках, тем раньше появляется такой список и тем больше времени на отгрузку или переработку.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Возьмите одну неделю приёмок и убедитесь, что номер каждой партии читается одинаково в накладной и в акте выработки.