Что проверить до первого запуска
Перед стартом соберите руководителя продаж, технолога и того, кто ведёт 1С, и пройдите пункты списка вслух. Если на любой вопрос ответ звучит расплывчато, запуск стоит отложить на несколько дней.
- Задача сформулирована одной фразой и касается одного потока, например подтверждения заявок одной сети.
- Назван сотрудник, который каждый день смотрит результат и отвечает за него.
- Понятно, где лежат исходные данные и кто открывает к ним доступ агенту.
- Записано, что считается удачным итогом и в какой момент пилот останавливают.
- Агенту запрещено отправлять документы вовне без подтверждения человека.
Какие данные понадобятся на старте
Для работы с заявками нужны прайс и ассортимент из 1С, карточки торговых точек, образцы писем от сетей и таблица соответствия названий. У сети позиция называется одним образом, в учёте комбината другим, и без такого перевода агент будет путаться.
Часть сведений лежит в таблицах технологов, часть только в почте менеджера. Выясните это заранее и решите, откуда агент будет читать каждый источник.
Хорошо, если у каждой таблицы есть хозяин: человек, который знает, когда файл обновлялся последний раз. Устаревший прайс в папке с заявками способен испортить весь пилот, и агент здесь ни при чём.
Где пилот чаще всего проваливается
Первая ловушка: замахнуться на всю работу с сетями сразу. Агент получает слишком много правил, отвечает невпопад, и люди перестают ему верить уже в первую неделю. Одна сеть и один тип документов дают гораздо более ясную картину.
Вторая: ответственный записан формально. Если результат никто не открывает, агент продолжает работать, а неточности копируются в отгрузки.
Третья: нет способа проверить итог. Когда сеть выставляет претензию по недовозу, поздно выяснять, на каком шаге потерялась строка. Нужны журнал действий и привычка выборочно сверять заявки.
Пример проверки на заявках одной недели
Возьмите заявки одной сети за прошедшую неделю и дайте агенту подготовить по ним сводки так, как будто они пришли сегодня. Менеджер параллельно смотрит, что он подтвердил на самом деле, и отмечает расхождения.
Если расхождения повторяются в одном и том же поле, например в фасовке, правило добавляют в инструкцию и прогоняют неделю заново. Только после этого агента подключают к живой почте, а подтверждение клиенту по-прежнему отправляет менеджер.
Запишите, сколько заявок сводка разобрала верно с первого раза и какие поля пришлось править. Этих наблюдений достаточно, чтобы решить, расширять ли пилот на вторую сеть или сначала доработать инструкцию.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Назначьте до запуска человека, который в первую неделю ежедневно сверяет итог агента с реальным подтверждением заявки.