Как выбрать между документами и закупкой
Возьмите два последних месяца и вспомните, что чаще задерживало выпуск. Если ждали бумаги по составу и регистрации, начинайте с документов. Если вставала линия из-за нехватки флаконов или крышек, начинайте с закупки. Не пытайтесь взять оба процесса сразу.
Назначьте одного ответственного, обычно технолога или руководителя производства. Он принимает результат агента и говорит, подходит ли формат.
Для небольшого производства с несколькими десятками изделий разумнее начать с документов: пакеты повторяются, образцы уже есть, а пропуск виден сразу. Для фабрики с крупными заказами чаще окупается закупка, потому что простой линии дороже задержки бумаг.
Не обязательно сразу переводить на агента всю цепочку. Первые две недели он только готовит сведения, а люди работают по-старому и сравнивают результаты.
Первый шаг: описать процесс на одной странице
Запишите, откуда приходит запрос, какие файлы нужны, кто согласует и куда уходит результат. Для рецептур это состав, поставщики сырья и версии формул. Для закупки это остатки, минимальные партии и сроки поставки. Такое описание агент читает так же, как новый сотрудник.
- Описать процесс и назвать ответственного.
- Собрать образцы готовых документов или заявок.
- Подключить к агенту 1С, почту и таблицы с остатками.
- Прогнать три прошлых случая и сравнить с тем, что сделали люди.
- Перейти к живым задачам с проверкой каждого результата.
Контроль партий как первая проверка
Пример: на складе нашли тару не из той партии. Агент по номеру партии собирает цепочку из поставки, приёмки и выпуска и показывает её технологу. Он не решает, годится ли материал, а лишь избавляет от ручного поиска по файлам.
Если цепочка рвётся, агент помечает место разрыва, и человек выясняет причину.
Так же разбирают и претензии: покупатель присылает фото повреждённой упаковки, агент находит партию и прошлые обращения по ней, а менеджер решает, что ответить.
Когда пилот стоит остановить
Остановите запуск, если технолог перестал проверять результат или если исходные таблицы ведутся по-разному у разных людей. Сначала наведите порядок в данных, потом возвращайтесь. Это дешевле, чем разбирать ошибочные документы.
Отдельное условие остановки — недоверие команды. Если технолог говорит, что проще сделать самому, разберитесь с причиной на конкретном примере, а не уговаривайте. Чаще всего дело в неудобном виде результата, и его можно перенастроить за один вечер.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выпишите два процесса из этой статьи и отметьте тот, где в прошлом месяце потеряли больше всего часов.