Как выбрать первый процесс
Если больше времени уходит на расчёты и коммерческие предложения, берите расчёт вывесок и баннеров. Если задерживают письма и бумаги по согласованию с администрацией и заказчиком, начните с них. Главное, не брать оба процесса одновременно.
Назначьте ответственного: руководителя проектов или сметчика. Он оценивает результат и знает, как должна выглядеть правильная смета.
Если сомневаетесь, посмотрите на пересечение: какой процесс чаще всего упирается в нехватку человека, который сейчас занят монтажом или выездом на объект. Там помощь окажется заметнее всего.
Как не сбить график монтажа бригад
Бригады живут по плану на неделю, и любое изменение в нём болезненно. Поэтому пилот с агентом не должен менять график и права диспетчера. Агент готовит расчёты и письма, а расписание остаётся у руководителя монтажа.
Ещё одно правило: в первые недели расчёты агента сравниваются с ручными, и в работу идёт тот, что проверил человек.
Для согласований с администрацией агент собирает пакет: схема размещения, фотографии места, эскиз и паспорт конструкции. Он напоминает о сроках ответа, но подписывать и подавать документы будет менеджер.
- Описать процесс расчёта или согласования на одной странице.
- Собрать образцы смет и писем, принятых заказчиками.
- Прогнать на агенте пять уже выполненных заказов.
- Сравнить результаты с реальными и поправить правила.
- Подключить живые заказы с проверкой человеком.
Пример: вывеска для магазина у дороги
Заказчик присылает размеры и фото фасада. Агент считает площадь, подбирает материалы из вашего прайса, добавляет крепёж и монтаж и готовит смету в привычном формате. Менеджер проверяет, уточняет цену и отправляет предложение.
Если предложение не подходит заказчику, правки вносятся прямо в смету, и агент пересчитывает итоги. График монтажа от этого не зависит, пока менеджер сам не подтвердил дату бригаде.
Когда стоит притормозить
Остановитесь, если сметчик перестал сверять расчёты или если прайс на материалы устарел и агент считает по старым ценам. Сначала обновите справочник, потом возвращайтесь. Остановка на день дешевле исправления сметы после подписания договора.
Полезно держать наготове запасной вариант: возможность вернуться к ручному расчёту на тот случай, если инструмент временно недоступен. Бригады не должны ждать, пока найдётся причина.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выберите процесс для старта и найдите пять недавних заказов, на которых агент пройдёт первую проверку.