Что проверить перед стартом
Перед тем как подключать агента, пройдите по списку вместе с тем, кто ведёт 1С, и начальником склада.
Если хотя бы на два вопроса ответ отрицательный, сначала исправьте это, а потом подключайте агента.
- Номенклатура продукции в 1С, на этикетках и в документах названа одинаково.
- У каждой партии есть номер, дата розлива и срок годности в отдельных полях.
- Сопроводительные документы лежат в одном месте, а не в личных папках сотрудников.
- Назван ответственный за каждую таблицу, который исправляет в ней ошибки.
- Понятно, кто и как открывает агенту доступ к источникам.
Какие сведения понадобятся для маркировки и документов
Агенту нужны заказ клиента, накладная, данные о партии, коды маркировки, сертификаты и удостоверения. Часть сведений лежит в 1С, часть приходит от поставщика в виде файлов или писем.
Важна связка между документами: номер партии в заказе, накладной и маркировке должен совпадать. Если она держится на памяти опытного кладовщика, её придётся выписать.
Заранее решите, какие из этих данных агент только читает, а какие вправе создавать как черновики. Менять записи в 1С без подтверждения он не должен.
Где чаще всего спотыкаются
Самое частое препятствие: одна и та же продукция названа по-разному. В 1С она называется полным именем, в накладной сокращённым, на этикетке торговой маркой. Агент справится, если ему дать таблицу соответствия, но без неё станет делать предположения.
Вторая беда: устаревшие сертификаты в общей папке. Агент возьмёт документ с истёкшим сроком, если срок не вынесен в отдельное поле.
Третья: файлы вроде скан без названия или накладная новая, по которым не понять, к какой отгрузке относится документ.
Пример проверки на одной отгрузке
Возьмите последнюю отгрузку крупного клиента и разложите документы на столе. Заказ, накладная, сертификат, данные маркировки, транспортный документ. Попросите человека, который обычно всё проверяет, показать, какие поля он сверяет глазами.
Эти поля и станут основой правил для агента. Если вы замечаете, что один из документов найти нельзя или нужно позвонить коллеге, значит, данные ещё не готовы.
Результат разбора запишите в короткий документ: поле, где лежит значение, и ответственный за него.
Если документ приходится искать по телефонным звонкам, значит, связь между системами держится на людях, и её нужно хотя бы описать.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Разложите документы последней отгрузки и отметьте поля, которые ваш сотрудник сверяет каждый раз вручную.