Кого и чему учить в первую очередь
Специалист по закупкам учится ставить задачу на расчёт потребности в сырье и таре и проверять предположения агента: какой расход принят, какие остатки учтены. Кладовщик и ответственный за маркировку учатся сверять подготовленные документы с исходными.
Начальнику смены и технологу достаточно знать, откуда берутся предложения агента и как попросить его пояснить, на чём они основаны. Остальным сотрудникам агент пока не нужен, и навязывать его не стоит.
План обучения на две недели
В первую неделю человек наблюдает, как агент справляется с готовым поручением, и повторяет его на своём примере. Во вторую пробует сам придумать формулировку и сравнивает результат с ожиданием.
Занятия короткие, не больше получаса, и проходят у рабочего места. Теории минимум, разбор реальных документов максимум.
- Показать одно поручение на живом документе и объяснить, откуда агент берёт сведения.
- Дать сотруднику повторить его и записать, что в ответе оказалось неточным.
- Разобрать правку и превратить её в правило в инструкции агента.
- Через неделю предложить усложнить поручение: добавить второй источник или ещё одно условие.
Типовое поручение закупщика
Закупщик пишет агенту: рассчитай потребность в бутылках и крышках на ближайшую неделю по плану розлива, сравни с остатками в 1С и подготовь заявку поставщику. Агент присылает таблицу с допущениями и черновик письма.
Закупщик проверяет, верно ли учтены остатки на складе тары, правит количество и сам отправляет заявку. Если в письме есть цена, он сверяет её с прайсом, потому что цены агент берёт из того, что ему показали.
Что мешает людям привыкнуть
Главная помеха: страх, что любая неточность будет приписана сотруднику. Скажите заранее, что вы оцениваете результат процесса, а не количество ошибок агента, которые человек заметил.
Вторая: слишком длинные и расплывчатые поручения. Учите писать коротко и называть источник.
Третья: обучение разовым событием. Без еженедельных разборов навык уходит.
Вопросы сотрудников
Не останусь ли я без работы? Агент забирает подготовку и сверку, а решения и ответственность остаются у вас. Кто отвечает, если агент ошибся? Тот, кто подтвердил результат, поэтому в первые недели важно читать каждый черновик. Что делать, если ответ непонятен? Попросить агента показать источник и сверить с документом.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Проведите первое занятие на настоящей заявке поставщику и пусть сотрудник сам напишет поручение агенту.