Какие сведения нужны агенту и где они хранятся
Для заявок необходимы справочник продукции с артикулами и единицами, список дилеров с условиями и прайс. Для планирования выпуска — остатки на складе, резервы под заказы и плановые партии. Сертификаты на продукцию нужны для ответов на запросы покупателей.
На практике всё это раскидано: прайс у коммерческого директора, остатки в 1С, сертификаты в сканах на сетевом диске.
Запишите это в виде короткой схемы: откуда берутся данные, кто их обновляет, как часто. Схема пригодится и при передаче дел.
Как навести порядок по шагам
Не пытайтесь переделать всё сразу. Делайте по одному источнику за неделю:
- Составьте единый справочник продукции с одним названием и артикулом на позицию.
- Выберите, где живут остатки, и закрепите это место как основное.
- Разложите сертификаты по папкам с названием продукции и сроком действия.
- Назовите владельца каждого файла и частоту обновления.
После каждого этапа проверяйте результат на трёх реальных заявках: если агент отвечает верно, переходите к следующему шагу.
Что мешает работе агента
Проблемы известны: один товар записан тремя способами, сертификаты просрочены и лежат рядом с действующими, в остатках не учтены резервы. Агент в таком случае ответит дилеру уверенно и неверно.
Ещё одна ловушка — файлы на личных компьютерах. Агент их не видит, а менеджер, ушедший в отпуск, оставляет заявки без обработки.
Чем раньше вы обнаружите такие несоответствия, тем дешевле они обходятся: исправить справочник проще, чем переписывать письма дилерам.
Пример: сертификаты на плиточный клей
Дилер просит сертификат на партию клея. Раньше менеджер искал скан на диске и сверял срок. После наведения порядка агент находит файл по названию продукции, проверяет срок действия и готовит письмо с вложением.
Менеджер видит, что у последней партии срок подходит к концу, и сообщает об этом технологу. Такого сигнала раньше не было, потому что никто не открывал все сертификаты подряд.
Подобная проверка касается любого документа с датой окончания.
Короткий список проверки перед запуском
Убедитесь, что у каждой позиции продукции одно название, что остатки обновляются ежедневно, что просроченные сертификаты убраны в архив и что у каждой таблицы есть хозяин. Если все четыре пункта выполнены, переходите к подключению агента к почте и 1С.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выберите одну позицию продукции и проверьте, под сколькими названиями она встречается в документах.