Как подключить агента, не открывая лишнего
Сначала выберите, что агент должен видеть. Для приёмки сырья хватит накладных и заявок на закупку, а закупочные цены и персональные данные водителей ему не нужны. Права выдаются на каждую систему отдельно.
Подключайте источники по очереди: сначала почту склада, затем 1С в режиме чтения, и только потом запись черновиков. Так легче заметить, если что-то идёт не так.
Какие сведения видны агенту на каждом участке
На приёмке это поставщики, объёмы, сорта и документы на машины. В планировании распиловки и сушки добавляются заказы покупателей, сроки и загрузка камер. Каждый такой набор принадлежит своему сотруднику, и агент работает в его границах.
Агент мастера не должен читать переписку отдела закупок, а агент менеджера по продажам не должен видеть себестоимость партии.
Права и подтверждения: где ставить границу
Чтение допустимо шире, запись уже. Любая отправка письма покупателю, изменение остатков или передача заказа в цех проходит через подтверждение человека. Агент готовит результат, но кнопку нажимает сотрудник.
Журнал действий нужен не ради контроля над людьми, а чтобы при споре восстановить цепочку: кто разрешил, что было отправлено и когда.
- Проверьте, кто может менять права агента.
- Отключите доступ уволенных сотрудников в день ухода.
- Раз в месяц просматривайте журнал отправленных писем.
- Храните резервные копии учёта отдельно от рабочего сервера.
Что чаще всего спрашивают про утечки
Основной вопрос: куда уходят данные. Если платформа стоит на вашем сервере, документы остаются внутри компании. Внешние модели получают только тот фрагмент, который нужен для ответа.
Второй вопрос: что будет, если сотрудник ошибётся в просьбе. Ничего необратимого агент без подтверждения не сделает, а ошибочный черновик можно удалить.
Что делать при подозрении на утечку
Первым делом отключите права агента у сотрудника, чья учётная запись вызывает вопросы, и откройте журнал действий за последние дни. По нему видно, какие письма были подготовлены и отправлены, какие данные читались.
Дальше поговорите с человеком, а не с системой: чаще всего причина обычная, например пересланное не туда письмо. После разбора обновите правила доступа и расскажите команде, что изменилось и почему.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Составьте для каждой должности короткий список того, что её агент может читать и что может отправлять только после вашего подтверждения.