Куда утекают рабочие часы на лесопилке
Если походить по участку с блокнотом, картина получается привычной. Кладовщик вручную переносит данные из накладных, менеджер по продажам по три раза за день уточняет наличие досок нужного сорта, мастер собирает по обрывкам информацию о том, что готово к отгрузке.
Это не работа в прямом смысле, а перекладывание сведений из одной формы в другую. Именно такие операции и стоит искать в первую очередь.
Что агент берёт целиком, а что только готовит
Целиком можно передать приёмку и сортировку сырья по документам: разобрать накладную, разнести позиции, сообщить о расхождении. Человек получает уже собранный результат и проверяет выборочно, по правилу, которое вы сами зададите.
Планирование распиловки и сушки устроено иначе. Агент собирает заказы, сроки и загрузку камер в одну сводку и предлагает порядок партий, но утверждает его технолог, потому что знает состояние оборудования.
- Разбор входящих накладных и заявок на закупку.
- Подсчёт остатков по сортам на утро.
- Черновик плана партий на распиловку.
- Напоминание мастеру, что партия в сушильной камере подходит к сроку.
Один день менеджера по отгрузкам
Покупатель присылает заявку на пиломатериал в почту. Агент находит в учёте подходящие остатки, готовит ответ с вариантами и отмечает, чего не хватает. Менеджер читает, правит формулировку и отправляет.
Если в заявке требуется сорт, которого сегодня нет, агент подсказывает, когда ближайшая партия выйдет из сушки. Менеджер не звонит в цех, а отвечает покупателю в тот же час.
Чего не стоит передавать, чтобы не стало хуже
Не отдавайте агенту решения о приёмке сырья по качеству: оценка брака остаётся за мастером, который держит доску в руках. Агент фиксирует его слова, но не спорит с ним.
Не торопитесь и с отгрузкой. Отправка заявки покупателю с неверным сортом обходится дороже, чем лишний час проверки, поэтому подтверждение перед отправкой оставьте человеку.
Как убедиться, что разгрузка настоящая
Сравнивайте не ощущения, а наблюдаемое: сколько звонков на склад приходит за день, сколько накладных кладовщик вносит вручную, как часто менеджер уточняет остатки. Запишите это до запуска и повторите через месяц.
Если звонков стало меньше, а накладные уходят в учёт без переписывания, разгрузка настоящая. Если же люди просто проверяют за агентом ту же работу заново, сузьте задачу или поправьте инструкцию, пока не появится ощутимая разница.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Отметьте у себя три операции, которые за неделю повторяются больше всего, и отдайте агенту самую скучную из них.