Что проверить до подключения
Откройте таблицу остатков и сравните её с тем, что стоит на складе, по одному сорту. Даже небольшая разница покажет, насколько можно доверять учёту. Если разница есть, начните с порядка в данных, а не с агента.
- Есть ли единый справочник сортов и размеров.
- Одинаково ли склад и бухгалтерия называют одну позицию.
- Где хранятся накладные: бумага, сканы или 1С.
- Кто вносит изменения в учёт и как это фиксируется.
Какие сведения понадобятся для приёмки и распиловки
Для приёмки сырья агенту нужны накладные, заявки на закупку и справочник сортов. Для планирования распиловки и сушки добавляются заказы, расписание камер и нормы по времени сушки каждой партии.
Не обязательно собирать всё сразу: достаточно того, что нужно для первой операции, остальное подключается позже.
Заранее выясните, кто хранит эти сведения. Часто расписание камер ведёт один мастер в личной таблице, и без его согласия данные не попадут туда, где их увидит агент. Договоритесь о доступе заранее, а не в день запуска.
Где чаще всего спотыкаются с остатками по сортам
Типичная картина: доску перевели в низший сорт на складе, а в учёте это не отразили. Через месяц менеджер обещает покупателю товар, которого нет.
Заведите правило, что любое изменение сорта проходит через одну форму с подписью мастера. Агенту такую запись легко проверять, а людям легче искать причину расхождений.
Как проверить готовность на одной партии
Возьмите последнюю партию, закрытую неделю назад, и пройдите по ней вместе с кладовщиком: накладная, сорта, запись в учёт, отгрузка. Там, где возникают вопросы, данные ещё не готовы.
Когда одна партия проходит без споров, вторую и третью можно проверять уже вместе с агентом.
Отдельно отметьте бумажные документы: если накладные приходят только в распечатанном виде, их придётся сначала сфотографировать или отсканировать, и это тоже нужно включить в порядок работы склада.
Что сделать за неделю до запуска
Назначьте одного человека, который наведёт порядок в справочнике сортов и размеров, и дайте ему право запрещать новые названия без согласования. Это самая скучная часть, но от неё зависит всё остальное.
Заранее решите, где агент будет брать входящие документы: общая почта склада, рабочий чат или папка на сервере. Пусть все накладные приходят в одно место, а не в личные сообщения. Тогда агенту будет что читать, а вам не придётся гадать, куда делась очередная накладная.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите одну закрытую партию и пройдите по ней от накладной до отгрузки, записывая каждое место, где данные расходятся.