Что собрать до первого разговора с агентом
Нужны три вещи: перечень сортов и размеров, которыми вы пользуетесь на самом деле, образцы документов, приходящих с каждой машиной, и список людей, отвечающих за каждую операцию. Без этого агенту не на что опираться, и он повторит путаницу, уже живущую в ваших таблицах.
Определите и место учёта. Это может быть 1С или файл на складе, агенту всё равно, но источник должен быть один, иначе остатки по сортам будут расходиться.
Порядок запуска от приёмки до распиловки
Двигайтесь от простого к сложному и не берите сразу всё производство. Каждый шаг закрывайте отдельным решением руководителя.
- Опишите приёмку партии от въезда машины до записи в учёт.
- Дайте агенту доступ только на чтение накладных и заявок.
- Две недели сверяйте его раскладку по сортам с работой кладовщика.
- Разрешите ему готовить записи в учёт, оставив подтверждение за человеком.
- Только потом подключайте план распиловки и сушки.
Как проходит приёмка пиловочника с агентом
Кладовщик фотографирует накладную и отправляет в рабочий чат. Агент сверяет её с заявкой на закупку, раскладывает позиции по сортам и готовит строку в учёте. Если объём не сходится с заказом, он пишет замечание.
Кладовщик смотрит результат и подтверждает запись. Менеджер по продажам видит свободные остатки сразу и не звонит на склад, когда покупатель просит отгрузку под заявку.
Что может не получиться в начале
Чаще всего спотыкаются на данных: сорта называют по-разному на складе и в бухгалтерии. Пока нет единых названий, автоматизация лишь ускорит путаницу.
Не стоит ждать, что агент сам решит, какой пилорамой пилить срочный заказ. Это решение мастера, агент только готовит варианты и напоминает о сроках сушки.
Ещё одно ограничение связано с отгрузкой: заявки покупателей часто меняются в последний момент, и первое время менеджеру придётся сверять черновик агента с последним письмом. Это нормально, со временем правила уточняются.
Кого назначить ответственным за пилот
Выберите одного человека от цеха, обычно старшего кладовщика, и одного от руководства, кто решает, когда пора брать следующую операцию. Первый каждый день видит ошибки агента, второй отвечает за расширение. Если ответственность размазана, пилот тихо угаснет через месяц.
Договоритесь о коротком разборе раз в неделю: что агент сделал верно, где ошибся, какие правила пора поправить. Пятнадцати минут хватает, а записи этих встреч потом пригодятся при подключении планирования распиловки и сушки.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Запишите, как сегодня проходит одна приёмка от въезда машины до учёта, и с этого описания начните разговор с агентом.