Какой процесс взять для сравнения
Для проверки подходит операция, которая повторяется каждый день и оставляет след в документах: например, приёмка и сортировка сырья. Планирование распиловки и сушки сложнее оценивать, потому что на него влияет слишком много обстоятельств, от погоды до поломки пилорамы.
Договоритесь, кто и когда проводит сравнение. Назовите человека, который не заинтересован в красивом результате, например технолога, а не того, кто настраивал агента.
Если процессов несколько, выберите тот, где ошибка заметнее всего, и тот, где результат можно проверить глазами. Тогда вы быстро поймёте, помогает ли агент, и не будете спорить о впечатлениях.
Как пройти пилот и ничего не упустить
Сначала неделю просто наблюдайте за работой без агента и записывайте. Потом включайте агента на той же операции и ведите те же записи. Не меняйте одновременно график смен, поставщиков и инструкции, иначе потом не разберёте, что дало разницу.
Заранее решите, как долго идёт пилот и по какому признаку вы его закончите, пока никто не успел привыкнуть к временному порядку.
- Опишите операцию и людей, которые в ней заняты.
- Неделю фиксируйте исходное положение без агента.
- Включите агента на одну операцию с проверкой человеком.
- Ведите те же записи ещё несколько недель.
- Сравните и обсудите результат с участниками.
Что записывать по ходу работы
Записывайте наблюдаемое: сколько накладных разобрано вручную, сколько раз остатки по сортам не сошлись с фактом, сколько вопросов задали кладовщику менеджеры по продажам. Отдельно отмечайте время, которое сотрудник тратит на проверку результата агента.
Именно оно чаще всего забывается. Если проверка занимает почти столько же, сколько прежняя работа, выигрыш невелик, и стоит поправить инструкцию, а не радоваться раньше времени.
Полезна и простая оценка от самих сотрудников: пусть кладовщик раз в неделю пишет одну фразу о том, что стало проще, а что мешает. Такие записи точнее длинных анкет.
Когда пилот стоит остановить
Остановитесь, если агент допускает ошибки в сортах, которые находит уже покупатель, а не склад, или если сотрудники перестали ему доверять и дублируют работу вручную. Продолжать в такой ситуации значит накапливать недоверие.
Остановка не провал. Зафиксируйте причину, поправьте исходные данные и вернитесь к пилоту позже с более узкой задачей. Через такую паузу проходят многие компании, и она обходится дешевле затянутого спора.
Как оформить итог для собственника
Достаточно одной страницы: какая операция, как было, как стало, что осталось на человеке, что решили дальше. Без обещаний и общих слов, только то, что вы реально видели за время пилота.
Такой отчёт легко повторить для следующей операции, и в нём сразу видно, где агент помогает, а где пока лишний.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Заведите на неделю простой листок наблюдений по приёмке сырья, чтобы после запуска было с чем сравнивать.