Что стоит наблюдать в расчётах и макетах
Для расчёта тиража отмечайте время от заявки до готового предложения и число уточняющих писем клиенту. Для проверки макетов смотрите, сколько файлов возвращается из цеха из-за ошибок, найденных слишком поздно.
Эти показатели видны без сложных систем, достаточно таблицы, которую менеджер заполняет раз в день.
Как сравнить картину до и после
Определите период наблюдения до запуска, затем включите агента и ведите те же записи. Сравнивайте сопоставимые недели: сезон, объём заказов и состав клиентов должны быть примерно похожи.
Учтите время на проверку результата агента. Если менеджер вынужден перечитывать каждую строку, выигрыш меньше, чем кажется, и нужно уточнять правила.
Где легко обмануть себя
Первая ловушка: сравнивать самую удачную неделю с самой тяжёлой. Вторая: считать пользой то, что на самом деле объясняется сменой людей или клиентов. Третья: радоваться быстрым расчётам, не замечая, что ошибки в них выросли.
Чтобы не ошибиться, пусть выводы делает человек, не участвовавший в настройке. Он спросит про сомнительные места и предложит проверить их на примерах.
Полезно записывать и неудобные случаи: заказ, где агент ошибся, или клиента, которому не подошёл предложенный вариант. Такие записи удерживают от слишком оптимистичных выводов.
- Период сравнения не совпал по объёму заказов.
- Не учтено время на проверку результата.
- Изменения в процессе внесены одновременно с запуском агента.
- Оценку проводит автор настроек.
Итоговая проверка перед решением
Прежде чем расширять, ответьте себе на несколько вопросов. Подтверждает ли наблюдение, что расчёты идут быстрее и стабильнее? Не выросло ли число претензий клиентов? Готовы ли сотрудники работать с агентом дальше?
Если на все ответы да, переходите к следующей операции, например к согласованию правок с клиентом. Если есть сомнения, продлите наблюдение ещё на две недели.
Как показывать результат команде
Собранные наблюдения полезно показать самим сотрудникам, а не только руководителю. Одна страница с описанием, что было, что стало и что решили дальше, помогает людям увидеть смысл изменений и добавить свои замечания.
Не превращайте её в рейтинг менеджеров. Цель страницы в том, чтобы обсудить процесс, а не сравнить людей между собой, иначе в следующий раз данные начнут приукрашивать.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Заведите таблицу наблюдений уже на этой неделе, пока агент ещё не подключён, чтобы позже было с чем сравнивать.