Какие риски возникают для данных
В паспортах безопасности и сертификатах мало секретов, но рецептуры, состав смесей и условия поставщиков могут быть коммерческой тайной. Утечь они способны через неосторожное письмо, лишний доступ или внешний сервис, куда данные отправили без разбора.
Поэтому платформу размещают на сервере компании, а права на чтение выдают по должностям.
Отдельно подумайте о бумажных копиях и фотографиях документов в личных телефонах сотрудников: такие файлы выходят из-под контроля быстрее всего.
Как распределить доступы по ролям
Каждый агент получает ровно то, что нужно его хозяину. Остальное закрыто и не открывается без решения руководителя.
Исключения оформляйте письменно с датой окончания, чтобы временный доступ не стал постоянным.
- Агент отдела качества читает паспорта, сертификаты и протоколы.
- Агент кладовщика читает заказы и журналы партий.
- Агент закупщика читает заявки и условия поставщиков.
- Рецептуры и технологические карты не открыты никому, кроме технологов.
Что агент не должен получать никогда
Управление оборудованием, системы автоматики и сведения о настройках процесса недоступны агенту в принципе. Это не вопрос недоверия: ошибка в таких системах опасна для людей, и все решения здесь принимают специалисты.
Не давайте и права на изменение учёта без подтверждения. Агент готовит запись, а вносит её ответственный, чтобы журнал оставался достоверным.
Если сотрудник просит расширить доступ, это решение принимает руководитель вместе с ответственным за безопасность, а не сам агент и не его настройщик.
Журнал, подтверждения и регламенты
Каждое действие агента записывается: что прочитал, что подготовил, кто подтвердил. Раз в неделю журнал просматривает ответственный и отмечает странности. Если регламенты охраны труда требуют личной подписи, порядок остаётся прежним.
Пересматривайте права при смене должностей и увольнениях в тот же день. Забытые доступы чаще всего становятся причиной неприятностей.
Хорошо, если журнал можно показать проверяющим: он подтверждает, что решения принимали люди, а агент только готовил материалы.
С чего начать настройку прав
Составьте таблицу: должность, что читает агент, что готовит, что подтверждает человек. Покажите её руководителю безопасности и согласуйте до подключения.
Начните с минимальных прав и расширяйте только по заявке с обоснованием. Обратный путь, когда сначала открывают всё, а потом закрывают, почти всегда оставляет забытые доступы.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Составьте таблицу прав для агентов трёх должностей и согласуйте её с отделом безопасности до запуска.