Что может пойти не так
Основные риски бытовые. Агент с широкими правами по ошибке изменит норму расхода, и последующие расчёты ткани уйдут в ошибку. Письмо поставщику с лишней информацией о ценах конкурентов уходит не туда. Наряды на операции читают те, кому они не предназначены.
Ни одно из этих событий не требует злого умысла. Достаточно слишком широкого доступа и отсутствия подтверждений.
Отдельный вопрос — хранение. Данные платформы лежат на сервере компании, а не у стороннего сервиса, и это нужно проверить письменно у ответственного за ИТ.
Кто к чему имеет доступ
Агент технолога видит нормы, лекала и заказы, но не видит ведомости оплаты. Агент закупщика работает с остатками и прайсами, но не меняет нормы. Агент экономиста видит наряды и итоговые суммы, но не формирует заявки поставщику.
Так каждый агент получает ровно столько, сколько нужно человеку, на которого он работает.
Журнал действий и правила подтверждения
В журнале видно, кто дал поручение агенту, какие документы он прочитал, что предложил и что подтвердил человек. По нему разбирают спорные случаи и обучают новых сотрудников.
Минимальный набор правил:
- заявки поставщикам отправляются после подтверждения закупщика;
- изменение норм расхода делает технолог, агент только предлагает;
- наряды и суммы оплаты видят только экономист и бригадиры;
- права уволенного или переведённого сотрудника закрываются сразу.
Что учесть для заказов под размерный ряд
Такие заказы часто содержат сведения о клиентах и условиях договора. Откройте агенту только поля, которые нужны для расчёта: модель, размеры, количество, сроки. Остальное, например цены для конечного покупателя, можно скрыть.
Раз в квартал просматривайте журнал вместе с руководителем производства и закрывайте то, чем никто не пользовался.
Что решает человек при любых настройках
Настройки доступов задают границы, но не снимают ответственность. Решения о выпуске партии в пошив, об оплате операций и о выборе поставщика остаются за сотрудниками, которые отвечают за эти участки.
Закрепите это в положении о работе с агентами и покажите новым сотрудникам при первом знакомстве. Тогда вопрос безопасности превращается в понятное правило.
Если сомневаетесь, начните с процесса без чувствительных данных, например с расчёта потребности в ткани, и расширяйте доступ по мере того, как растёт уверенность.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выпишите три действия, которые агент закупщика должен подтверждать у человека, и внесите их в правила доступа.