Подключение с узкими правами с первого дня
Агент получает доступ только к тем системам, которые нужны для его задачи. Менеджеру по заказам хватает почты, таблицы заказов и чтения остатков в 1С, а бухгалтерские документы и переписка директора ему ни к чему. Права выдаются на каждого сотрудника отдельно, и агент видит ровно то, что видит его владелец.
Платформа Coagent работает на вашем сервере, поэтому файлы заказов и контакты клиентов не уходят в чужое облако по умолчанию. Это снимает главный страх, но не отменяет внутренних правил: кто и что поручает агенту, решают в компании.
Какие сведения агенту передавать не нужно
В сувенирном деле чувствительных данных больше, чем кажется. Это закупочные цены и условия поставщиков, скидки для постоянных клиентов, исходные макеты со знаками чужих брендов и личные данные получателей подарков.
Не включайте в доступ агента без прямой причины следующее:
- Закупочные цены и договорные скидки по поставщикам заготовок.
- Личные сведения получателей подарков и адреса доставки.
- Макеты, на которые распространяется соглашение о неразглашении.
- Пароли, ключи от систем и банковские реквизиты.
Что подтверждает человек, а не агент
Агент готовит письмо поставщику, заявку на заготовки или счёт заказчику, но отправляет и оплачивает человек. Правило простое: действие, которое нельзя тихо отозвать, проходит через подтверждение. Это отправка наружу, смена цены, закупка и удаление записей.
Заведите привычку смотреть, кому уходит письмо и что в нём приложено. Чаще всего утечка — не злой умысел, а вложение не тому адресату.
Пример: закупка заготовок под партию ручек
Менеджер просит агента подобрать у поставщиков ручки нужного цвета и подготовить запрос. Агент берёт из заказа только название изделия, цвет и количество, а закупочные условия и данные заказчика в запрос не попадают. Готовое письмо менеджер читает, правит и отправляет сам.
Ответы поставщиков приходят в почту, агент сводит предложения в таблицу, а решение о закупке остаётся за менеджером.
Короткие вопросы о защите
Можно ли вставлять в чат прайс поставщика целиком? Нет: если нужна сверка, подключите источник с ограниченными правами, а не копируйте файл.
Что делать, если сотрудник уволился? Отключите его доступы, и его агент перестанет видеть рабочие системы вместе с ним.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Составьте список сведений, которые агенту видеть не нужно, и сверьте его с доступами текущих сотрудников.