Что записать до первого поручения агенту
Проверка пользы начинается с описания того, как всё работает сегодня. Достаточно одного листа на процесс, который вы отдаёте агенту, и пары недель наблюдения. Цифры придумывать не нужно: важнее честно записать, что происходит.
Вот что стоит отметить для процессов с паспортами безопасности и учётом сырья:
- Сколько времени занимает поиск паспорта безопасности, когда его просит проверяющий.
- Как часто в журнале приёмки обнаруживаются партии без сертификата.
- Кто и в каком месте вносит номера партий в таблицу остатков.
- Сколько раз за неделю приходится переспрашивать поставщика о бумагах.
Откуда брать сведения для сравнения
Нужные источники лежат на виду: журнал приёмки, переписка отдела снабжения, таблица остатков и записи в 1С. Не создавайте отдельную отчётность для оценки, иначе вы замерите сам процесс замеров.
Пусть один ответственный раз в неделю выписывает наблюдения в общий файл. Через месяц у вас будет картина до запуска и после, снятая одним способом.
Отдельно запишите, кто принимал решение по спорным партиям и сколько дней партия простояла в карантине. Эти два наблюдения показывают не скорость поиска бумаги, а реальную задержку в работе склада.
Где результат легко приукрасить
Самая частая ошибка — сравнивать спокойную неделю до запуска с напряжённой после, или наоборот. Вторая — не считать время, которое сотрудник тратит на проверку ответов агента: бумага найдена быстрее, но сверка тоже стоит минут.
Третья — засчитывать как успех каждую найденную агентом бумагу без выборочной сверки. Для документов с жёсткими сроками хранения пара пропущенных файлов важнее сотни найденных.
Полезно также спросить самих кладовщиков и лаборантов, что изменилось в их неделе. Ответ о том, что стало меньше звонков по сертификатам, ценнее красивой диаграммы, если за ним видны конкретные случаи.
Проверка на примере учёта партий сырья
Возьмите один вид сырья и ведите по нему два журнала: привычный и тот, что готовит агент по накладным и сертификатам. Раз в неделю кладовщик сверяет записи и отмечает расхождения красным цветом.
Если агент ошибается в одном месте повторно, поправьте правило, а не отказывайтесь от затеи. Если расхождений нет несколько недель подряд, можно расширять задачу на следующий вид сырья.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Возьмите один вид сырья и запишите, как идёт приёмка сегодня, прежде чем подключать агента.