С какого процесса снимать замеры
Выберите один процесс, где сегодня заметны потери, например приём заявок на брендирование. Остальные не трогайте: если менять всё сразу, невозможно понять, что сдвинуло картину.
Договоритесь, кто ведёт записи. Это один человек, который не заинтересован приукрашивать итог, например руководитель отдела заказов.
Если замеров до запуска нет, начните вести их сейчас хотя бы две недели. Без точки отсчёта любое впечатление о пользе остаётся мнением, а не наблюдением.
Заранее решите, что считать заявкой, а что просто вопросом. Иначе в разные недели в подсчёт попадёт разное, и сравнение потеряет смысл.
Как сравнить две недели до запуска и две после
Возьмите по две обычные недели до и после. Праздничный пик и затишье сравнивать нельзя, иначе разница будет от сезона, а не от агента. Ход проверки такой:
- Выпишите время от получения заявки до первого ответа клиенту.
- Посчитайте круги правок по макетам до окончательного согласования.
- Отметьте заказы, где потом нашли расхождение в тираже или варианте.
- Спросите менеджеров, сколько времени ушло на сводки и напоминания.
Эти четыре записи можно вести в обычной таблице. Для каждой достаточно даты, номера заказа и отметки, кто сделал работу: человек или агент с проверкой. Показатели не нужны красивыми, они нужны честными.
Что записывать по ходу пилота
Кроме цифр, фиксируйте случаи. Когда агент подготовил черновик, который менеджер отправил без правок, и когда пришлось переписывать, запишите причину. Через месяц из этих заметок видно, на каких заявках агент силён, а где нужны уточнения в правилах.
Отдельно ведите короткий список сомнений сотрудников. Он показывает, что мешает пользоваться агентом, и часто важнее самих замеров.
Когда пилот стоит остановить
Остановите пилот, если агент дважды подряд подготовил задание цеху с неверным тиражом и это дошло до производства. Это признак того, что источники данных не в порядке, а не повод давать агенту больше свободы.
Второй сигнал — сотрудники перестали открывать черновики. Тогда проблема в удобстве, и стоит сперва поправить поручения, а уже потом оценивать пользу.
Если же всё идёт спокойно, продлите пилот ещё на две недели и только потом решайте, переносить ли агента на соседний процесс, например на подготовку заданий цеху.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Перед запуском запишите три исходных наблюдения по заявкам, чтобы через месяц было с чем сравнить.