Что проверить перед тем, как смотреть на итог
Сначала убедитесь, что сравнивать есть с чем. Нужны записи за период до запуска, снятые тем же способом, что и после. Если раньше никто не считал рейсы без документа, начните считать сейчас, пока агент ещё работает на одном участке.
Затем согласуйте с руководителем участка, что вы называете пользой. Для одного это меньше звонков бригадам по утрам, для другого меньше возвратов документов из офиса, для третьего быстрее закрытие месяца.
Если сравнить нечего, не отчаивайтесь: две-три недели наблюдений на нужном участке дадут достаточную основу для разговора.
- Есть записи по документам на делянки и вывозку за прошлый период.
- Определено, кто и как фиксирует расхождения в учёте.
- Выбран участок, который сравнивают с самим собой, а не с соседним.
- Понятно, какие недели выпадают из сравнения из-за распутицы или простоя.
Какие данные покажут реальную картину
Заметнее всего видно изменение в трёх местах. Первое — время между отчётом бригады и появлением записи в учёте. Второе — число рейсов, у которых при сверке не нашлось документа. Третье — часы, которые диспетчер и сотрудник офиса тратят на сводки.
Фиксируйте каждый показатель в обычной таблице, по одной строке на неделю. Никаких выдуманных процентов не нужно: хватит записей о том, сколько случаев было раньше и сколько теперь.
Где легко принять случайность за результат
В лесозаготовке на картину сильно влияет погода и состояние дорог. Если после запуска агента зимник встал, а вывозка пошла ровнее, нельзя записывать всё на агента. То же касается смены мастера на участке: новый человек может вести отчёты аккуратнее сам по себе.
Ещё одна ловушка — подсчёт только удачных случаев. Записывайте и черновики, которые пришлось переписывать, иначе картина получится приукрашенной.
Пример сверки по одной бригаде
Возьмите бригаду, которая работала на одной делянке и до, и после запуска. Сравните, сколько её рейсов потребовало дополнительных вопросов из офиса в каждом периоде. Если вопросов стало меньше, посмотрите, почему: агент заметил пропуск раньше или мастер стал полнее заполнять отчёт.
Оба объяснения подходят, лишь бы вы понимали, какое из них настоящее. Это помогает решить, какие настройки стоит перенести на другие участки.
Если картина не изменилась, это тоже вывод. Значит, выбранный процесс не был узким местом, и агента стоит направить туда, где время действительно теряется.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Начните вести таблицу из трёх показателей по одному участку уже на этой неделе, до запуска агента.