Что агент должен знать о каждой заявке на брендирование
Заявка на нанесение логотипа редко приходит одним документом. Менеджер получает письмо с пожеланиями, затем файл от дизайнера заказчика, затем правки в мессенджере. Если эти куски не привязаны к номеру заказа, агент соберёт ответ из случайного письма и уверенно ошибётся.
Поэтому для начала определите минимальный набор сведений по каждому заказу: кто заказчик, что наносим, каким способом, на какие изделия, в каком количестве и к какому сроку. Остальное можно добавлять по мере работы.
Как собрать тиражи и варианты в одном месте
Путаница в тиражах возникает, когда один заказ описан в трёх файлах по-разному: у менеджера один тираж, у цеха другой, а у закупки третий, уже с запасом на брак. Выберите один главный источник, будь то учёт в 1С или общая таблица, и пусть остальные файлы ссылаются на него.
Варианты изделия записывайте отдельными полями, а не фразой в комментарии. Агент надёжно читает поля и плохо угадывает смысл строки вроде синие побольше, часть с гравировкой.
Для каждой строки заказа заведите одинаковый набор столбцов:
- Номер заказа и название заказчика в начале строки.
- Изделие, цвет, размер и материал в отдельных столбцах.
- Способ нанесения и место логотипа на изделии.
- Тираж по каждому варианту и допустимый запас на брак.
- Ссылка на утверждённый макет и дата согласования.
Макеты и согласования хранятся рядом с заказом
У каждого макета должно быть видно три вещи: версия, кто согласовал и когда. Файл с названием итог_финал_новый ничего не говорит ни агенту, ни человеку, который через месяц будет вспоминать, что ушло в печать. Утверждённый макет кладите в папку заказа, а письмо заказчика с согласием сохраняйте рядом.
Старые версии не удаляйте, но помечайте как неактуальные. Агент должен знать, какой файл брать для задания цеху, а какой лежит для истории.
Пример: корпоративные кружки к празднику
Компания заказала несколько сотен кружек с логотипом в двух цветах. Менеджер сверил в 1С остаток заготовок, нашёл в почте последнюю версию макета и свёл тираж в таблицу. Когда эти три источника приведены в порядок, агент по номеру заказа готовит черновик задания цеху: изделие, способ нанесения, количество и ссылка на макет.
Менеджер читает черновик, сверяет его с письмом заказчика и отправляет задание сам. Если в источниках расхождение, агент не выбирает сторону, а возвращает вопрос человеку.
Проверка на трёх последних заказах
Возьмите три последних заказа и по каждому ответьте: какой тираж утверждён, какой макет ушёл в печать, кто дал согласие. Если на любой вопрос приходится искать дольше минуты, порядок ещё не наведён. Начните с этих заказов, а не с архива за все годы.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите три последних заказа на брендирование и сведите их в одну таблицу по описанным столбцам.