Что проверить до подключения агента
Пройдите список по одному заказу и убедитесь, что каждый пункт можно найти за минуту. Если что-то отсутствует, добавьте его в карточку до запуска.
- Размеры, материал и количество конструкций в заявке.
- Адрес объекта и его фотографии.
- Прайс на материалы с датой обновления.
- Шаблоны писем для заказчика и администрации.
- Расписание бригад на ближайшие недели.
Какие данные понадобятся для расчёта и согласований
Для расчёта вывесок и баннеров по размерам нужны не только габариты, но и условия: высота установки, вид крепления, подсветка, срок. Заказчик редко сообщает всё сразу, поэтому у менеджера должен быть список вопросов, который агент подставит в письмо.
Для согласований с администрацией требуются схема размещения, цвета, габариты по правилам города, документы на здание и разрешения. Многое повторяется, и именно повторяющееся агент собирает быстрее человека.
Полезно сразу договориться, в каких единицах хранятся размеры и как оформляются варианты исполнения. Единый формат убирает половину вопросов у агента и у новых менеджеров.
Отдельно храните историю: прошлые заказы с итоговыми размерами и фактическими затратами. По ним агент находит похожие конструкции и предлагает менеджеру ориентиры для нового расчёта.
Где всё это обычно лежит и что мешает
Исходные данные разбросаны по почте менеджеров, мессенджерам, фотографиям в телефонах и таблицам сметчика. График монтажа ведётся в отдельной таблице или в голове диспетчера. Когда люди уходят в отпуск, информация уходит вместе с ними.
Главная помеха для агента — разночтения: один и тот же материал назван тремя способами, а размеры написаны то в миллиметрах, то в сантиметрах.
Бывает и обратное: данные есть, но доступны только одному человеку. Тогда агент работает от его имени, а с уходом сотрудника процесс останавливается. Перенесите сведения в общую карточку заказа заранее.
Пример проверки на одном объекте
Возьмите закрытый заказ и попросите нового сотрудника восстановить по документам, что именно делали: размеры, материалы, срок, согласование. Если он справился без звонков коллегам, данные в порядке. Если нет, места, где пришлось звонить, и есть список того, что нужно привести в порядок прежде всего.
Эта проверка полезна и без агента. Она показывает, насколько ваша компания зависит от памяти отдельных людей, и подсказывает, какие данные стоит записать в первую очередь, чтобы бригады не ждали уточнений на объекте.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Возьмите один недавний заказ и отметьте, какие из пяти пунктов списка пришлось искать дольше минуты.