Откуда агент берёт сведения о плавках и партиях
Планирование плавок и отгрузок опирается на три потока сведений. Производственный план, где указаны марки, объёмы и сроки. Журналы смен, где фиксируется фактический ход. И документы по качеству: сертификаты, паспорта, протоколы испытаний. Агент читает их из 1С, таблиц и папок на сервере.
Первое действие — составить карту: какой документ где хранится, кто его ведёт и как часто обновляет. Эта карта сама по себе полезна, независимо от агента, потому что показывает, где информация расходится.
Какие сведения доступны и в каком виде
Таблицы читаются легко, сканы бумажных паспортов хуже, особенно если качество плохое. Если сертификаты приходят в виде фотографий, договоритесь с отделом качества о единой форме: хотя бы файл с номером партии в названии.
Для связи документов с отгрузками достаточно номера партии. Если он указан везде одинаково, агент собирает комплект документов по заказу самостоятельно, а менеджер проверяет итог.
Права и подтверждения при работе с документами качества
Агент не вносит изменений в сертификаты и паспорта и не подписывает их. Он находит, собирает и пересылает комплект, но отправку клиенту подтверждает сотрудник отдела качества или менеджер.
Доступ ограничьте нужными папками: протоколы испытаний с внутренними параметрами процесса не обязательно показывать всем агентам.
Для начала удобно разрешить агенту только поиск и пересылку внутри компании. Внешняя рассылка включается позже, когда сотрудники привыкли к проверке.
Что проверить после подготовки
Хорошо иметь запасной вариант на случай, если данные неожиданно пропали: например, выгрузку из 1С можно запросить повторно, а сканы вернуть из архива.
Когда порядок наведён, пройдите по списку. Каждый ответ должен быть записан, а не удержан в памяти.
- Названия марок единообразны во всех таблицах.
- График ремонтов и остановок доступен диспетчеру и обновляется.
- Каждая партия связана с сертификатом и паспортом качества.
- Назначены люди, отвечающие за порядок каждого набора данных.
Частый вопрос: нужно ли переписывать архив
Нет. Достаточно привести в порядок текущие заказы и последние месяцы, а старые документы подключать по мере необходимости. Если покупатель запрашивает паспорт на давнюю партию, агент найдёт его по номеру, а привести в порядок архив можно и позже.
Единственное условие — чтобы с этого дня новые документы вносились в порядке, который вы выбрали. Тогда через несколько месяцев архив приведёт себя в порядок сам.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Составьте карту хранения документов и данных по плавкам и отметьте места, где сведения расходятся.