Как подключать источники по шагам
Не пытайтесь привести в порядок всё сразу. Двигайтесь по источникам, и после каждого проверяйте результат на трёх реальных примерах:
- Справочник марок бетона и изделий ЖБИ с едиными названиями.
- Таблица заказчиков и объектов с адресами и контактами.
- Рецептуры с датами утверждения и ответственными технологами.
- Журнал лабораторных испытаний с номерами партий.
Не требуйте абсолютной чистоты: достаточно, чтобы в справочниках не было дублей и пустых обязательных полей.
Какие данные агент может получить в итоге
Когда справочники сведены, агент способен собрать заявку по тексту письма, найти подходящую рецептуру и рассчитать потребность в цементе на заказ. Он может также напомнить, что для партии ещё не получены результаты испытаний.
Сам он не знает, что творится в цехе. Все сведения поступают из ваших таблиц и учёта.
Для ЖБИ добавляются чертежи и спецификации изделий; их агенту стоит открывать только в части, нужной для ответа клиенту.
Какие риски создаёт беспорядок в бумагах
Если в журнале испытаний партии записаны то по дате, то по номеру, агент не найдёт связь с заказом. Если рецептура в таблице устарела, расчёт расхода окажется неверным, а ошибка вскроется на объекте.
Поэтому права на изменение рецептур и протоколов не должны переходить к агенту: он читает и готовит черновики, а правит документы технолог.
Периодичность обновления справочников тоже стоит записать: если марка бетона появилась на заводе в понедельник, во вторник она уже должна быть в таблице.
Что проверить после подключения
Возьмите три прошлых заказа и дайте агенту те же исходные данные. Сравните расчёты с реальным расходом материалов, обсудите расхождения с технологом и поправьте справочники. Повторите проверку через месяц, когда накопятся новые данные.
Если расхождения повторяются, ищите причину в данных, а не в агенте: чаще всего виноваты устаревшие значения влажности или плотности.
Результат проверки запишите в короткий протокол и приложите к документам пилота: он пригодится, когда вы решите подключать новые таблицы.
Вопросы, которые возникают при подготовке
Нужно ли переносить архив бумажных протоколов? Нет, достаточно текущего года и протоколов, на которые вы часто ссылаетесь.
Кто отвечает за порядок в справочниках? Назначьте владельца каждой таблицы, иначе порядок продержится недели две.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Откройте журнал испытаний и проверьте, одинаково ли в нём записаны номера партий.