Какие сведения агенту нужны каждый день
Для плана выпечки хватает четырёх потоков: что продано, что осталось к закрытию, что списано и по какой причине, что заказано заранее. Все они должны быть привязаны к дате и к конкретной позиции, например к ржаному хлебу или круассану с сыром.
Для заказов кафе добавляется история: кто что брал, в какие дни и в каком объёме. Из неё агент поймёт, что просьба о привычном наборе означает конкретные позиции.
Как собрать записи в одно место
Начните с самого простого способа: общая таблица, где каждая строка соответствует позиции за день. Продажи агент берёт из кассовой системы или выгрузки, а остатки и списания администратор вносит в конце смены.
Заказы от кафе перенесите из личных чатов в общий канал или на общую почту. Договоритесь, что подтверждения тоже пишутся там, иначе история остаётся в телефоне одного сотрудника.
- Выберите единые названия позиций и сверьте их между кассой, таблицей и прайсом для кафе.
- Заведите колонку причины списания с несколькими заранее известными вариантами.
- Договоритесь о часе, до которого вносят остатки и списания.
- Определите, кто ежедневно проверяет заполнение и напоминает о пропусках.
Что мешает работе агента с учётом
Самая распространённая проблема: учёт остатков и списаний ведут по памяти и в конце недели. Агент не сможет отличить день с плохими продажами от дня, когда записи просто не внесли.
Вторая помеха: одинаковые позиции называются по-разному, например багет, багет классический и багет домашний. Агент разнесёт их по разным строкам, и план окажется неточным.
Третья: смешанные записи, когда в одной ячейке написаны остатки и комментарий. Стоит разнести такие сведения по отдельным колонкам.
Пример подготовки на одной позиции
Возьмём булочку с корицей. Администратор две недели записывает, сколько выпекли, сколько продали к обеду, сколько осталось вечером и сколько списали. Рядом отмечает события: дождь, акция по соседству, предзаказ для кафе.
К концу второй недели у агента появляется понятная картина, и он предлагает объём на ближайшие дни. Заведующий видит, как предложение связано с записями, и принимает его или корректирует.
Короткая проверка готовности данных
Откройте таблицу за последние две недели и убедитесь, что нет пустых дней, у каждого списания указана причина и названия позиций совпадают с прайсом для кафе. Если хотя бы одно условие не выполнено, исправьте его до запуска, а не после.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Заведите таблицу по одной позиции на ближайшие две недели и вносите в неё продажи, остатки и списания ежедневно.