Что наблюдать в первые недели
Следите за немногими вещами, которые легко записать. Сколько продукции оставалось к закрытию и сколько ушло в списание, насколько часто к обеду пустели полки, как долго заведующий составлял план вечером. Эти же записи позже станут основой для сравнения.
Отдельно отмечайте, насколько точен учёт остатков и списаний. Агент работает только на этих записях, и пропуски в них нельзя приписывать самому агенту.
Полезно вести короткие заметки о событиях: поломка печи, праздник, акция у соседей. Через месяц они объяснят многие скачки, которые иначе пришлось бы относить на счёт агента.
Как сравнить время до и после запуска
Перед запуском две недели просто записывайте показатели. Потом две недели ведите план с помощью агента и сравнивайте похожие дни: будни с буднями, пятницы с пятницами. Сравнение лета с зимой ничего не скажет.
Включите в расчёт время проверки: если заведующий каждый вечер тратит полчаса на правку предложений агента, это тоже часть затрат. Польза появляется тогда, когда суммарное время на план и проверку стало меньше прежнего или когда план стал точнее.
Не меняйте одновременно рецептуры, ассортимент и график выпечки: тогда сравнение двух периодов теряет смысл, и честный вывод сделать не получится.
Где легко обмануть самих себя
Самый частый обман: сравнивать с самым удачным днём прошлого или с самым неудачным. Берите типичные дни. Второй: приписывать агенту эффект акций и погоды. Если неделя выдалась тёплой и покупателей стало больше, это не заслуга плана.
Третий: молча исправлять предложения агента и считать, что он справился. Записывайте каждую правку, иначе картина получится слишком оптимистичной.
Четвёртый: расширять пилот на заказы кафе и закупку до того, как участок с планом показал устойчивый результат.
Итоговая проверка через месяц
Через месяц сядьте с заведующим и администратором и пройдите вопросы вслух. Если на большинство из них ответ положительный, пилот можно расширять.
Если выводы неоднозначны, продлите наблюдение ещё на две недели, а не принимайте решение по настроению.
- Остатки к закрытию в похожие дни стали меньше или остались прежними при более полных полках.
- Время составления плана вместе с проверкой не выросло.
- Записи об остатках и списаниях ведутся без пропусков.
- Заведующий сам пользуется предложениями агента и не считает их обузой.
- Пекари отмечают, что план приходит вовремя и понятен.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Запишите сегодняшние остатки и списания по трём позициям, чтобы у вас появилась точка отсчёта до запуска.