Что проверить в файлах до подключения агента
Откройте таблицы, которыми пользуются менеджеры и плановик, и посмотрите на них глазами нового сотрудника. Если он не поймёт, где что лежит, агент тоже запутается. Переналадки линий и так отнимают рабочее время, поэтому ненадёжные данные дадут лишнюю путаницу.
Пройдитесь по короткому списку:
- У каждой пресс-формы есть одна строка с номером, весом изделия и временем цикла.
- Названия материалов в заявках и на складе пишутся одинаково.
- Дата и автор последней правки видны в каждой таблице.
- Старые версии прайса убраны в отдельную папку.
Всё, что вы не смогли объяснить за минуту, стоит переписать сразу, пока оно на виду.
Какие сведения нужны для расчёта и графика
Для расчёта заказа агенту нужны масса детали, марка и цена материала, часы работы машины, стоимость оснастки и условия клиента. Для графика — список заказов со сроками, свободные термопластавтоматы и время переналадки между изделиями.
Многое из этого лежит в 1С и в тетрадях мастера. Договоритесь, какие поля агент берёт из учётной системы, а какие вносит человек, и запишите это на одной странице.
Если сведения о материалах хранятся у снабженца, а о циклах у мастера, назначьте одного человека, который раз в месяц сводит их в справочник. Без такого хозяина таблица быстро расходится с цехом.
Что чаще всего ломает работу агента
Первая проблема — одно изделие под несколькими названиями: в заявке корпус, в таблице оснастки крышка прибора, на складе артикул. Агент не поймёт, что это одно и то же, и посчитает заказ неверно.
Вторая — формулы, спрятанные в ячейках с ручными поправками. Третья — переписка, где уточнение срока потерялось среди двадцати писем. Для таких случаев заведите правило: итог договорённости с клиентом записывается в карточку сделки.
Пример подготовки таблицы пресс-форм
Допустим, у вас сорок пресс-форм, и сведения о них разбросаны. Выделите один вечер, откройте общий файл и добавьте колонки: номер, изделие, вес, цикл, материал, участок, состояние. Старые записи пометьте цветом, если не уверены в данных.
Затем попросите мастера пройтись по цеху и подтвердить спорные строки. После этого агент сможет считать стоимость заказа по актуальному справочнику, а менеджеры перестанут спрашивать у мастера цикл по телефону.
Через неделю сверьте три готовых расчёта агента с прежними предложениями клиентам. Если расхождения объясняются только округлением, справочник готов.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Откройте таблицу пресс-форм и пометьте строки, в которых вы сами не уверены.