Где в пекарне теряется время
В небольшой пекарне время уходит на мелкие повторяющиеся дела. Заведующий вечером считает, сколько печь, администратор вручную сверяет остатки с кассой, а менеджер по заказам перепечатывает сообщения из мессенджера в таблицу.
Самая неприятная боль связана с учётом остатков и списаний. Если записи ведутся с опозданием, непонятно, сколько продукции осталось, что списали и почему, и каждый следующий план строится на неточных данных.
Ещё одна потеря времени: ответы на повторяющиеся вопросы кафе о наличии и сроках. Менеджер по несколько раз в день отправляет одни и те же сведения.
Что агент делает сам, а что готовит для вас
Целиком агент ведёт то, что имеет чёткие правила и безопасно ошибаться на уровне черновика: собирает продажи и списания за день, сводит их в таблицу и готовит план выпечки на завтра. Человеку остаётся его утвердить.
Заказы от кафе и магазинов устроены иначе. В них есть оговорки, сроки, особые просьбы, поэтому агент разбирает сообщение, находит позиции и количества, сверяет с возможностями смены и готовит черновик подтверждения. Отправляет его менеджер.
- План выпечки на день: агент готовит, заведующий утверждает.
- Остатки и списания: агент напоминает о незаполненных записях и сводит их в таблицу.
- Заказы кафе и магазинов: агент делает черновик подтверждения, менеджер отправляет.
- Закупка муки: агент считает расход и предлагает запас, решение принимает закупщик.
Рабочий вечер администратора
Закрылась смена. Администратор присылает своему агенту фото накладной списания и пару строк о том, что осталось на полках. Агент вносит данные в таблицу остатков, замечает, что круассанов списано больше обычного, и спрашивает о причине.
Администратор отвечает, что сломалась витрина, и агент записывает это как событие, которое не должно повлиять на будущий план. Так учёт получает объяснения, а не просто цифры.
Что не стоит ускорять
Не стоит торопить решения о качестве и списании. Если булка вызывает сомнения, смотрит пекарь, а не таблица. Не подтверждайте заказы кафе автоматически, пока вы не убедились, что агент понимает ваши ограничения по смене и срокам.
Начните с плана выпечки и записей остатков, а заказы подключайте через две-три недели, когда сотрудники привыкнут проверять черновики.
Не заставляйте агента ускорять то, что требует взгляда на продукт: оценку готовности теста, вид выпечки на витрине, решение отправить партию на уценку.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Запишите, сколько времени ежедневно уходит на сверку остатков, и решите, кто первым получит помощь агента.