Что подготовить, прежде чем что-либо подключать
Выберите участок и человека, который за него отвечает: чаще всего это начальник планово-диспетчерского отдела или старший диспетчер. Запишите, какие отчёты по сменам он собирает каждый день, из каких файлов и от кого получает данные.
Затем проверьте, где хранятся план плавок, график отгрузок и сводки. Если часть сведений лежит в бумажных журналах, договоритесь, кто и когда переносит их в таблицу, иначе агент будет видеть неполную картину.
Уточните и права. Диспетчер читает почту потребителей, но не вся она предназначена для агента, поэтому решите, какие папки и письма ему доступны.
Шаги запуска по порядку
Идея в том, чтобы сначала научиться доверять агенту в чтении, и лишь затем давать ему составлять тексты, которые увидят другие.
Не торопитесь и пройдите запуск этапами. На каждом этапе вы убеждаетесь, что предыдущий работает, и только потом добавляете следующий.
- Подключите агента на чтение: почта диспетчера, таблицы смен, выгрузки из 1С.
- Попросите его пересказать сводку за вчерашний день и сравните с настоящей.
- Поручите подготовку черновика отчёта по смене, который диспетчер проверяет.
- Добавьте черновик графика отгрузок на ближайшие дни с пометками о рисках.
Как это выглядит на реальном участке
После утренней планёрки диспетчер отправляет агенту таблицу выплавки за ночь и письма от потребителей с изменениями по отгрузке. Агент собирает единую сводку, отмечает, где отгрузка опережает выплавку или где машины стоят без груза, и пишет черновик письма клиенту.
Диспетчер читает сводку, дописывает от себя то, что знает о ремонте на соседнем участке, и отправляет письмо. Раньше эта работа занимала часть утра, теперь остаётся проверить и подписать.
Отправка всегда остаётся за диспетчером: письмо потребителю уходит после его подтверждения, а не по расписанию.
На что обратить внимание в начале
Главная ловушка — большие объёмы отчётности по сменам. Хочется охватить все отчёты сразу, но каждый имеет свой формат и своего хозяина. Начните с двух-трёх самых трудоёмких.
Второй риск — молчаливая подмена источника. Если форму отчёта изменили, а агента не предупредили, сводка начнёт расходиться с реальностью. Назначьте человека, который сообщает об изменениях форм.
Не обещайте руководству результатов заранее. Пилоту нужно несколько недель, и честнее сказать, что вы выясняете, подходит ли процесс, чем гнаться за красивым докладом.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Перечислите отчёты по сменам, которые собираются руками, и отметьте два самых трудоёмких для пилота.