Что собрать и откуда его брать
Для шефмонтажа нужны договор с перечнем оборудования, график выездов, акты приёма, протоколы пусконаладки и обращения клиента после запуска. Часть лежит в 1С, часть в почте, часть в папках наладчиков.
Составьте таблицу источников: для каждого вида документов укажите, где он хранится, кто его ведёт и как часто обновляется. Это три колонки, но без них агент не поймёт, чему верить.
Отдельно уточните, какие данные нельзя показывать агенту. Цены, договоры с другими клиентами и внутренние расчёты не нужны для хронологии и остаются закрытыми.
Как почистить и привести к одному виду
Чистку делают в несколько заходов, начиная с самого полезного:
- Привести номера машин и заказов к одному написанию.
- Собрать акты и протоколы выездов в одну папку с понятными названиями.
- Отметить незавершённые выезды и причины, по которым они остановились.
- Назвать ответственного за обновление каждого источника.
Не пытайтесь править прошлые годы. Приведите в порядок документы текущих и ближайших выездов, а старые добавляйте по мере того, как они понадобятся агенту.
Что мешает агенту и как этого избежать
Мешают файлы с именами вроде акт новый два, сканы без текста, разные названия одного и того же узла у конструкторов и наладчиков. Человек догадывается, что речь об одном, а агенту нужен единый справочник.
Заведите короткий словарь терминов: как называется узел в чертеже, в спецификации и в разговоре наладчика. Десяток строк уберёт часть путаницы.
Если в организации несколько наладчиков, договоритесь о единой форме акта. Агент сможет сравнивать выезды только тогда, когда документы заполнены по одному образцу.
Пример подготовки одного выезда
Возьмите выезд на пуск линии. Соберите договор, спецификацию, программу испытаний, акт и письма клиента, положите их в одну папку и попросите агента составить хронологию: что планировалось, что сделано, какие вопросы остались. Наладчик сверяет текст и показывает, где неточность.
Если хронология получилась верной, повторите работу на втором выезде. Если нет, исправьте данные и только потом переходите дальше.
Хронологию агент собирает в виде таблицы с датами и ссылками на источники. Это важно: любая строка проверяется по документу, а не принимается на веру.
Закончите пилот подготовки коротким разбором: какие поля оказались пустыми, где данные противоречат друг другу, кто возьмёт на себя их заполнение.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Составьте таблицу источников для одного выезда: тип документа, место хранения, ответственный.