Какой процесс сравнивать
Возьмите внесение изменений в конструкторскую документацию. У него есть начало (извещение), конец (подписанные новые версии) и измеримые промежутки. Сохраните записи о последних изменениях до подключения агента: время, число затронутых документов, возвраты от нормоконтроля.
Для рекламаций и обращений по неисправностям заведите отдельное сравнение. Здесь удобнее смотреть, как быстро обращение попадает к нужному специалисту и сколько раз его перенаправляли.
Если в записях нет данных за прошлый год, возьмите хотя бы последние месяцы. Небольшой, но честный контроль надёжнее, чем сравнение с цифрами по памяти.
Заранее решите, кто ведёт записи. Разумнее всего, если это сам исполнитель: он не станет домысливать и не потратит на журнал больше пары минут в день.
Ход сравнения по неделям
Порядок можно записать на одной странице и повесить рядом с рабочими местами:
- До запуска: соберите контрольные записи по нескольким недавним изменениям.
- Первые две недели: агент готовит черновики, люди проверяют и правят.
- Следующие недели: фиксируйте время и число правок.
- Итоговая встреча: сравните записи с контрольными и решите, что менять.
На итоговой встрече обязательно позовите тех, кто проверял черновики. Их оценка трудоёмкости проверки решает, стоит ли расширять работу на соседние участки.
Что записывать по ходу
Ведите четыре величины: время до готового черновика, время проверки, замечания нормоконтроля и случаи, когда агент пропустил затронутый документ. Последняя величина важнее остальных, потому что именно пропуск ведёт к ошибке в производстве.
Записывайте и условия: сложность изменения, кто проверял, был ли отпуск. Без условий сравнение двух недель превращается в гадание.
Отдельно отметьте, сколько черновиков агента пришлось переделать целиком. Если таких случаев много, дело в данных или правилах, а не в людях, и первым нужно менять их.
Когда проверку нужно остановить
Остановитесь, если агент пропускает затронутые изделия или команда тратит на проверку больше времени, чем раньше. Тогда сначала поправьте правила поиска и данные, а затем повторите круг.
Не ставьте цели в процентах заранее. Смотрите на тенденцию и на реплики людей: если сотрудники сами просят передать агенту следующий шаг, это красноречивее любой таблицы.
Если пользу удалось подтвердить, зафиксируйте правила работы с агентом на одной странице. Следующий участок получит готовую основу и не станет повторять те же ошибки.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выберите три недавних извещения об изменении и выпишите, сколько времени заняло каждое.