Кто отвечает за пилот на заводе
Назначьте трёх людей. Владелец или директор решает, какой участок берёт агент. Руководитель отдела продаж отвечает за приём заявок, а один из диспетчеров подтверждает результат агента. Остальных предупредите, что ничего в их работе не отнимается.
Запишите это одним абзацем, чтобы после запуска не обсуждать, кто принимает решение.
Если у завода несколько складов, добавьте четвёртого человека, который знает остатки по каждому.
Как провести запуск по неделям
Не откладывайте старт до тихого сезона: именно в нагрузку видно, зачем агент нужен. Но и не включайте его в самый пик продаж.
Работу удобно разложить на недели, и последовательность выглядит так:
- Опишите, как заявка приходит от дилера сегодня: по почте, в мессенджере, по телефону.
- Соберите образец из двадцати прошлых заявок и разберите, какие поля в них повторяются.
- Подключите агента к почте и таблице заявок, пока только в режиме подготовки.
- Через две недели сравните, сколько заявок агент оформил верно.
Что остаётся за человеком в сезон
Приоритеты при нехватке продукции, скидки дилерам и согласование срока поставки решают только сотрудники. Агент подскажет, у каких дилеров есть открытые заказы и какие остатки на складе, но выбирать, кому отгрузить первым, он не будет.
Это особенно важно в сезон, когда спрос превышает возможности цеха и каждое решение влияет на отношения с партнёрами.
Хорошо, если у отдела продаж есть правило для дефицитных позиций: агент отмечает их в заявке жёлтым и не обещает дилеру срок.
Типовой день дилерского отдела с агентом
Утром в почту пришло несколько заявок на цемент и сухие смеси. Агент вносит их в таблицу, сверяет артикулы с прайсом и отмечает, где дилер не указал адрес разгрузки. Диспетчер просматривает список, отвечает дилерам с вопросами и подтверждает остальное.
К обеду заявки уже в плане отгрузки, а вечером агент готовит сводку для руководителя: что принято, что ждёт уточнения.
Через неделю такой работы диспетчеры обычно называют, какие поля заявки им нужны чаще всего, и этот список становится основой инструкции для агента.
Правила взаимодействия на время пилота
Договоритесь, что агент пишет дилерам только с согласия диспетчера, что итоги недели обсуждаются коротко и что любое расхождение в заявке разбирается письменно. Если за месяц агент не облегчил приём заявок, остановите пилот и разберите причины без поиска виноватых.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Опишите на странице, как заявка дилера проходит путь от письма до отгрузки сегодня.