Как подключать агента, чтобы не открыть лишнего
Подключение к почте, таблицам и 1С делайте поэтапно. Сначала доступ только на чтение к одной папке и одной таблице, затем доступ к ответам клиентам с подтверждением. Каждое подключение вносится в список, который знает директор.
Пароли и ключи хранит платформа, а не сотрудники в чатах.
Полезно завести тестовую папку с вымышленными заявками: на ней проверяют поведение агента до подключения к рабочей почте.
Какие данные агент видит в процессах завода
При приёме заявок агент видит письма дилеров, прайс и условия поставки. При планировании выпуска — остатки, резервы и графики. Эти сведения коммерческие, и утечка к конкуренту обернётся потерей клиентов.
Поэтому заведите разделение: цены закупки сырья, зарплатные ведомости и договоры с банками агенту не открываются.
Для каждой группы данных назначьте владельца, который отвечает за решение, кому и на какой срок открывать доступ.
Где могут утечь сведения и как это остановить
Типичные места утечки известны:
- Сотрудник пересылает рабочие таблицы на личную почту.
- Агенту выдан доступ ко всей переписке, а не к рабочему ящику.
- Черновик письма с прайсом уходит не тому дилеру.
- Пароли от учётной системы лежат в общем чате.
Часть этих рисков не связана с агентом вовсе, но с ним они становятся заметнее, потому что всё записывается в журнал.
Правила, которые стоит принять на заводе
Письмо наружу уходит только после подтверждения сотрудника. Права пересматриваются раз в месяц. Журнал действий агента читает ответственный за безопасность. При увольнении сотрудника доступы его агента закрываются в тот же день.
Эти правила занимают страницу, но снимают большинство разногласий.
Обучите сотрудников одной фразе: если сомневаетесь, можно ли показать агенту файл, спросите ответственного.
Итоговый документ положите туда, где его найдёт любой новый сотрудник, и укажите, к кому обращаться при сомнениях.
Вопросы, которые задают чаще всего
Где хранятся данные? На сервере вашего предприятия, под вашим контролем.
Может ли агент сам изменить прайс? Нет, изменения вносит человек, агент готовит только предложение.
Что если сотрудник уходит из компании? Права его агента отзываются, а накопленные рабочие материалы остаются в компании.
Можно ли подключить личную почту руководителя? Разумнее начать с общего ящика отдела продаж и расширять доступ позже.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Составьте список файлов с ценами и условиями дилеров, которые агенту видеть не нужно.