Какие данные лесной компании особенно чувствительны
К закрытым сведениям относятся условия контрактов на поставку древесины, цены по сортиментам, расчёты с бригадами и данные подрядчиков по перевозке. Документы на делянки тоже нельзя показывать лишним: по ним видно, где и сколько компания планирует заготовить.
Перед подключением выпишите, какие папки и таблицы содержат такие сведения, и решите, кому из сотрудников они нужны по работе.
Не забывайте и о бытовых каналах. Мастера часто пересылают документы в личных мессенджерах, и там сведения живут без всякого контроля. Договоритесь о единственном рабочем канале для отчётов, чтобы данные не расползались.
Как разделить доступы между сотрудниками
Права агента повторяют права его владельца, поэтому ключевой вопрос — не что разрешить агенту, а что открыть сотруднику. Диспетчеру нужен график и сводка рейсов. Юристу и руководителю — контракты. Бухгалтеру — расчёты с бригадами.
На этой основе удобно составить простую таблицу ролей:
- Диспетчер видит график техники, рейсы и отчёты бригад.
- Сотрудник по документам видит пакеты на делянки и вывозку.
- Руководитель участка видит объёмы и сводки по бригадам.
- Контракты и цены видят только руководитель и юрист.
Права проверяйте при каждом уходе или переходе сотрудника на другой участок. Если человек сменил должность, доступы старой роли отключаются сразу, иначе агент будет видеть лишнее.
Журнал действий и подтверждение важного
Любое письмо покупателю, запись в учёт и изменение графика должны проходить через подтверждение человека, а затем оставаться в истории: кто попросил, что подготовил агент, что подтвердил сотрудник. Так при споре с бригадой или покупателем можно восстановить ход событий.
Агент не удаляет записи и не меняет цены. Если такая правка нужна, её делает человек напрямую в учётной системе.
Раз в месяц просматривайте записи о том, что агент готовил и что сотрудники подтверждали. Это занимает полчаса, зато показывает странные поручения и случайные обращения к закрытым папкам.
Что проверить в контрактах и у подрядчиков
Прочитайте контракты на поставку: нет ли в них условий о передаче данных третьим лицам. Платформа на вашем сервере снижает этот риск, но юрист должен подтвердить, что работа агента с документами не нарушает обязательств.
Если бригада работает по договору подряда, уточните, какие её данные вы вправе хранить и передавать агенту. Личные сведения работников держите отдельно и не открывайте без необходимости.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Составьте таблицу ролей и отметьте в ней, кому открыты контракты и цены по сортиментам.