Три группы сведений, без которых не обойтись
Первая группа: цены и нормы. Прайс на бумагу и картон, стоимость приладки, постпечатная обработка, нормы отходов. Вторая: история заказов с итоговыми расчётами. Третья: требования к файлам, то есть вылеты, цветовые профили, разрешение, допустимые шрифты.
Для согласования правок агенту понадобится ещё доступ к переписке с клиентами по конкретным заказам, иначе он не сможет собрать комментарии в один список.
Как собрать всё в одно место за неделю
Не нужно переносить архив целиком. Достаточно привести в порядок то, что используется ежедневно, и договориться, где это хранится.
Старые версии прайсов уберите в архивную папку, чтобы агент не взял устаревшую цену. Названия видов продукции приведите к одному виду: листовка и флаер у разных менеджеров не должны быть разными позициями.
- Выберите актуальный прайс и пометьте дату его действия.
- Соберите двадцать завершённых заказов разного типа.
- Выпишите требования препресса на одну страницу.
- Определите папку или почтовый ящик для переписки с клиентами.
- Назначьте человека, который обновляет всё это при изменениях.
Что мешает агенту разобраться
Главные помехи: цены в личных таблицах менеджеров, устные договорённости с постоянными клиентами и макеты, лежащие на рабочих столах. Агент не видит того, что не записано.
Согласование правок с клиентом особенно страдает: уточнение приходит в мессенджер, исправление в почту, а итог остаётся в памяти менеджера. Договоритесь, что итоговая версия правок всегда дублируется письмом.
Как подготовка выглядит на примере тиража листовок
Допустим, типография печатает листовки для магазинов. Менеджер выгружает пять последних заказов, к каждому прикладывает письмо клиента и расчёт. Технолог дописывает правило, как выбирается плотность бумаги для разных тиражей.
Через два дня агент пересчитывает эти заказы. Расхождения показывают, каких правил не хватает, и их записывают. После такого цикла данные становятся почти готовыми к рабочей нагрузке.
Короткая проверка перед запуском
Перед подключением агента ответьте письменно на три вопроса. Где лежит актуальный прайс и кто его обновляет? Можно ли найти итоговую версию правок по любому заказу за последний квартал? Знает ли менеджер, какое его действие агент может подготовить, но не выполнит сам?
Если на какой-то вопрос нет ответа, это и есть следующая задача на неделю. Агент не исправит беспорядок, но покажет его границы, и вы получите повод навести порядок там, где он действительно нужен.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Начните со сбора прайса и двадцати завершённых заказов, чтобы агенту было на что опереться.