Что и откуда нужно собрать
Составьте перечень источников: 1С, складские таблицы, журналы серий, письма поставщиков, шаблоны документов. Напротив каждого запишите, кто его ведёт и как часто обновляет. Часто выясняется, что одна и та же информация хранится в трёх местах и не совпадает.
Для агента важнее не объём, а единообразие. Десять надёжных таблиц полезнее пятидесяти разрозненных.
Начинать разумнее с того, что вы ищете чаще остального. Если ежедневно спрашивают остатки упаковки, то остатки и станут первым набором, который нужно привести в порядок.
Как почистить сведения о сырье и упаковке
Начните со справочника. Один и тот же компонент не должен значиться под разными названиями, а единицы измерения должны быть одинаковыми. После этого уберите дубли поставщиков и пометьте закрытые позиции.
Сроки годности и номера партий вносятся отдельными полями, а не в комментариях, иначе агент не сможет их сверять.
Не торопитесь удалять старые таблицы. Переносите их в архив с пометкой даты, чтобы при споре можно было открыть прежнюю версию и понять, откуда взялось расхождение.
- Привести названия сырья и упаковки к единому справочнику.
- Разнести срок годности и номер партии по своим полям.
- Убрать дубли поставщиков и закрытые позиции.
- Назначить владельца каждого справочника.
- Проверять справочники раз в месяц.
Кто отвечает за порядок
Справочник сырья ведёт специалист по закупкам или планированию, остатки на складе — кладовщик, журналы серий — отдел качества. Если ответственных нет, порядок держится на энтузиасте, который рано или поздно уходит в отпуск.
Договоритесь о простом правиле: любое изменение справочника оформляется один раз и в одном месте, а не в нескольких таблицах.
Хорошая привычка — раз в неделю десять минут сверять справочник с полками. Короткая проверка предотвращает накопление мелких расхождений, из которых потом вырастают споры со складом.
Как проверить результат на практике
Попросите двух сотрудников независимо найти остаток одного вида упаковки и срок годности ближайшей партии сырья. Если ответы совпали и нашлись за пару минут, основа готова. Если нет, вернитесь к справочнику и найдите место, где информация разошлась. Эту проверку полезно повторять после каждого крупного прихода.
Подготовленные данные пригодятся не только агенту. Закупщик, плановик и отдел качества начнут пользоваться одним справочником и перестанут спорить о том, чьи цифры верны.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Составьте на листе перечень источников данных по сырью и отметьте, кто за каждый отвечает.