Утро: что агент подготовил к началу смены
К приходу специалиста по качеству агент уже просмотрел ночную почту и выделил письма, где просят справки по сериям. Рядом лежат черновики ответов и ссылки на документы, из которых взяты сведения. Человеку остаётся прочитать и поправить, а не искать по папкам.
Так же начинается день у менеджера по работе с сетями: он видит список запросов по срокам поставки с готовыми справками.
Важно, что агент ничего не отправляет сам. Каждый черновик ждёт, пока человек откроет его, прочитает и разрешит дальнейшее действие. Эта пауза занимает секунды, а ответственность сохраняется за подписавшим.
Середина дня: сверка сырья и упаковки
Склад вносит приход, и агент сравнивает его с планом выпуска. Если упаковки на следующую серию не хватает или срок годности сырья подходит к концу, он оставляет заметку кладовщику и закупщику. Предупреждение приходит заранее, а не на утренней планёрке.
Если серия идёт срочно, агент выделяет её в списке сверху и показывает, каких документов не хватает. Закупщик получает сообщение сразу, а не из утреннего разговора, и может позвонить поставщику упаковки в тот же час.
- Сверка остатков сырья и упаковки с планом серий.
- Напоминания о сроках годности материалов.
- Черновики запросов поставщикам упаковки.
- Сводка для планёрки по складу.
Конец дня: итоги и передача в завтрашний день
Вечером агент собирает перечень того, что осталось без ответа: письма дистрибьюторам, недооформленные акты, расхождения по учёту. Список отправляется ответственным, чтобы утром они начали с главного.
Копия итогов остаётся в журнале, и руководитель при желании видит, что сделано за день, не расспрашивая каждого.
Для руководителя такой вечерний список заменяет обход кабинетов. Достаточно открыть сводку, увидеть застрявшие вопросы и позвонить тем, кому действительно нужна помощь.
Что должно остаться за человеком
Решение о допуске сырья, выпуске серии, отклонениях и обращениях в контролирующие органы остаётся за уполномоченными лицами. Агент подготовит материал, но подпись и ответственность не передаются.
Ещё одно правило: письма наружу, особенно с юридическими последствиями, уходят только после чтения и подтверждения человеком. Проверьте, что в настройках это действительно так, прежде чем отдавать агенту переписку с сетями.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выберите из трёх задач выше ту, что отнимает больше всего вашего времени, и обсудите её с ответственным.