Что подготовить до запуска пилота
Сначала назовите участок и человека, который за него отвечает. Это может быть специалист отдела качества или уполномоченное лицо, чьи вечера съедает оформление пакетов по сериям. Без владельца участка пилот превращается в эксперимент, о котором никто не помнит.
Затем соберите образцы: несколько готовых и принятых пакетов, шаблоны актов и протоколов, список файлов, из которых берутся сведения. Агент учится на тех же примерах, что и новичок в отделе.
Заранее согласуйте и границы: пилот не меняет утверждённые процедуры и не подменяет внутренний контроль. Агент работает внутри существующих правил, а не рядом с ними, и это нужно записать в первых же заметках проекта.
Предупредите соседние отделы. Склад и закупки должны знать, что по одной серии документы теперь готовит помощник, и при вопросах обращаться к специалисту, а не к самой системе.
Шаги пилота от первого дня до решения
Весь пилот укладывается в простую последовательность, где каждый шаг заканчивается проверкой человеком.
- Описать участок: откуда приходят сведения и кто подписывает.
- Подключить к агенту нужные таблицы, почту и 1С в режиме чтения.
- Прогнать на агенте три уже закрытые серии и сравнить с готовыми пакетами.
- Перейти к живым сериям, где каждый черновик читает специалист.
- Через месяц обсудить, что оставить, а что поправить.
Как это выглядит на документах серии
Склад сообщает, что серия готова. Агент собирает данные о сырье, партиях упаковки и исполнителях, сверяет их с протоколами и показывает специалисту пакет с пометками о пропусках. Тот закрывает вопросы, подписывает и отправляет дальше сам.
За два-три таких цикла становится понятно, какие поля агент заполняет уверенно, а где нужны уточнения. Этого достаточно, чтобы решить, расширять ли пилот.
Если пакет собран неверно, ошибка видна сразу, потому что специалист сверяет его с образцом. Именно поэтому документы подходят для первого шага больше, чем решения о допуске: цена неточности невелика и её замечают на этапе черновика.
Прослеживаемость: на что обратить внимание
Требования к прослеживаемости в фармацевтике повышены, поэтому цепочка от сырья до отгрузки должна читаться без разрывов. Агент здесь помощник: он подсвечивает, где запись отсутствует или не совпадает, но сама цепочка и её правильность остаются на человеке.
Не подключайте к пилоту процессы, где от пометки зависит выпуск серии. Сначала убедитесь, что агент работает аккуратно на документах, а решения о допуске остаются у ответственных лиц.
Заведите правило, что любая пометка агента о пропуске должна быть закрыта человеком письменно: найдено, исправлено или признано несущественным. Так в журнале остаётся след работы с прослеживаемостью, который удобно показать при внутренней проверке.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Назовите участок и ответственного для пилота и запишите три закрытые серии для первого прогона.