Где у завода уходит время на мелочи
Посмотрите на работу диспетчера, менеджера по дилерам и логиста. Многие действия они повторяют по десять раз за день: ищут заявку, сверяют остатки, уточняют машину, составляют транспортную накладную, отвечают на вопрос, когда будет отгрузка.
Именно такие мелочи агент берёт хорошо: у них есть входные данные и понятный результат.
Записывайте такие действия в течение недели без оценок. Часто оказывается, что самые утомительные задачи вовсе не те, о которых вы думали.
Что передать в первую очередь
Из задач завода можно составить такой перечень, а затем отметить те, что отнимают больше всего внимания:
- Разбор входящих заявок дилеров и внесение их в таблицу.
- Подготовка списка отгрузки на завтра по остаткам и графику машин.
- Ответ дилеру о статусе заказа по данным учёта.
- Сбор документов на рейс: накладная, сертификат, паспорт качества.
- Сводка для руководителя по отгрузкам за день.
Из этого списка выберите одну задачу, а остальные оставьте на следующие месяцы, чтобы люди успели привыкнуть к первой.
Рабочий пример: статус отгрузки для дилера
Дилер пишет и спрашивает, когда придёт плитка. Раньше диспетчер открывал учётную систему, потом звонил в логистику. Теперь агент смотрит в 1С и график, видит, что машина выехала, и готовит ответ с примерным временем прибытия.
Диспетчер читает письмо, при необходимости дописывает пару слов и отправляет. Если в системе нет данных, агент честно сообщает об этом и просит человека уточнить, а не выдумывает срок.
Так же агент может отвечать на вопросы о наличии: он смотрит остатки, учитывает резервы и предлагает аналог из ассортимента, если нужной марки нет.
Если дилер хочет изменить адрес, агент передаёт запрос диспетчеру и не меняет рейс сам.
Что не стоит поручать агенту
Решение, чей заказ отгрузить первым, распределение дефицита между дилерами, обещания по срокам при нехватке продукции остаются за людьми. Так же как и скидки, и разбор претензий по качеству.
Выбирая первую задачу, возьмите ту, где ошибка видна быстро и стоит недорого. Например, внесение заявок в таблицу: пропущенную строку диспетчер заметит в тот же день, а исправить её просто.
Сезонные скачки спроса делают ручной ответ на такие вопросы особенно затратным, а значит, именно в сезон агент приносит заметную отдачу.
Хорошая первая задача для завода — подготовка списка отгрузки на завтра: она повторяется ежедневно, строится на данных учёта, а логист сразу видит, верно ли составлен перечень.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Отметьте в списке свои повторяющиеся действия и выберите то, где ошибку заметят в тот же день.