Что проверить до запуска агента
Перед подключением ответьте на вопросы. Знаете ли вы, как заявка дилера выглядит сегодня и в скольких видах приходит? Есть ли сотрудник, который будет проверять итог? Договорились ли о том, что агент сам не отправляет письма?
Если хотя бы на один вопрос ответа нет, запуск стоит отложить на несколько дней и разобраться.
Запишите ответы и покажите их директору: так у запуска появляется хозяин, а у проверки результата срок.
Полезно отдельно обсудить, кто подстрахует проверяющего в отпуск, иначе контроль прервётся в самый горячий сезон.
Откуда агент берёт сведения и что ему не хватает
Агенту нужны прайс, остатки на складе, список дилеров и график выпуска. Часто выясняется, что остатки лежат в одной таблице, а резервы по заказам в другой, и агент отвечает дилеру на основании неполной картины.
Заранее решите, какой источник считается главным, и закрепите это в правилах для агента.
Такая запись экономит спор в первый же напряжённый день.
Постарайтесь, чтобы справочник продукции совпадал в заявке, прайсе и учёте, иначе агент примет разные названия за разные товары.
Признаки того, что что-то пошло не так
Назовём сигналы, которые стоит заметить в первые недели:
- Сотрудники перепроверяют каждую строку и не доверяют ни одной.
- Агент подготовил ответ, который противоречит остаткам на складе.
- Диспетчеры стали получать больше уточняющих звонков от дилеров.
- Никто не смог объяснить, откуда в заявке появилась цифра.
Любой из этих сигналов повод остановиться на день и разобраться, а не оправдание отказа от затеи.
Хорошо, если при каждом таком случае сотрудник коротко пишет, что именно оказалось неверным: из этих записей вырастает список правил для агента.
Как выглядит срыв в сезон и что с ним делать
Весной поток заявок растёт, и ошибки из мелких становятся массовыми. Если агент неверно прочитал единицу измерения, например поддоны вместо штук, сотни строк надо исправлять вручную. Поэтому в начале сезона ограничьте агента проверкой и подготовкой, а оформление окончательных документов оставьте человеку.
Если ошибка повторяется, не отключайте агента сразу, а найдите правило, которое надо поправить: часто хватает одной записи в инструкции.
После сезона проведите разбор: какие заявки обработаны верно, где потребовалась правка, какие поля стоит добавить в форму заявки для дилеров.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Прочитайте прошлые заявки дилеров и отметьте места, где единицы измерения записаны по-разному.