Путь заявки торговой сети от письма до отгрузки
Заявка приходит в почту отдела продаж, часто с вложением в таблице. Менеджер переносит строки в 1С, уточняет остатки готовой продукции, согласует сроки с производством и подтверждает отгрузку. Каждый шаг делается руками, а между ними стоят ожидания.
Потеря заявки случается не в одном месте, а на стыках: письмо упало в общую папку, менеджер ушёл в отпуск, производство не заметило изменение количества.
Перенесите свою цепочку на бумагу и отметьте красным каждое место, где заявка может дожидаться человека. Эти места и есть главные кандидаты на помощь агента.
Где помогает агент
Агент читает входящие письма от торговых сетей и выделяет заявки: кто прислал, что просят, к какому сроку. Он сверяет строки с остатками и сообщает менеджеру о нехватке до подтверждения клиенту.
Когда клиент не получил ответа в разумное время, агент напоминает менеджеру и готовит черновик письма. Отправляет письмо человек.
Где клиентов теряют на самом деле
Чаще всего причина обыденная: менеджер ответил на заявку устно, а в учёт её не внёс, или сменился ответственный, и контекст потерялся. Ещё один источник потерь — изменения в заказе, которые приходят отдельным письмом.
Агент не исправит саму привычку, но показывает картину: какие заявки открыты, какие письма без ответа, какие изменения не внесены.
Что настроить в первую очередь
Не пытайтесь охватить всех клиентов сразу. Возьмите две-три торговые сети с самым регулярным потоком заявок и настройте для них разбор писем.
Минимальный набор такой:
- общая почта заявок подключена к агенту только на чтение;
- список клиентов и ответственных менеджеров лежит в одной таблице;
- сроки ответа для каждой сети записаны явно;
- ежедневная сводка по открытым заявкам приходит менеджеру утром.
Что остаётся за менеджером по продажам
Агент не обещает торговой сети отгрузку и не меняет условия договора. Цена, скидка, срок и штрафы по контракту обсуждаются человеком, который знает клиента.
Менеджер использует время, освободившееся после разбора почты, на звонки и встречи: именно они чаще всего удерживают клиентов. Агент освобождает руки, но не подменяет отношения.
Раз в неделю сравнивайте список открытых заявок на пятницу с тем, что было в начале недели, и отмечайте, сколько забытых ответов агент помог обнаружить.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Возьмите одну торговую сеть и проверьте, сколько заявок за прошлую неделю осталось без ответа дольше суток.