Какой процесс взять для пилота
Нужен процесс, который повторяется каждый день и результат которого видно сразу. Проверка ветеринарных и качественных документов на входящую партию подходит: сотрудник приёмки получает пакет, сверяет номера, сроки и поставщика, и любая ошибка всплывает при приёмке или отгрузке.
Назовите в пилоте двух человек: того, кто даёт поручения агенту, и того, кто принимает результат. Если это один и тот же сотрудник, проверка получится формальной.
Как проходят две недели пилота
В первую неделю агент работает рядом с человеком: приёмщик делает проверку как обычно, агент параллельно готовит свою сверку. Вы сравниваете два результата и отмечаете, где они разошлись.
Во вторую неделю приёмщик начинает опираться на сверку агента, а сам лишь подтверждает или поправляет. Именно в эти дни видно, экономит ли агент время или просто добавляет шаг.
Что записывать каждый день
Достаточно маленькой таблицы на одной странице. Фиксируйте количество пакетов, время на один пакет, найденные расхождения и число правок, которые приёмщик внёс после агента.
К записям добавляйте пометки словами: какой поставщик, какая причина расхождения, понятна ли была подсказка агента. Через две недели из таких заметок складывается список поправок к инструкции.
- количество пакетов документов за день;
- время приёмщика на один пакет до и после;
- расхождения, найденные при приёмке, а не при отгрузке;
- правки, внесённые человеком после агента.
Когда пилот стоит остановить
Остановите пилот, если число правок растёт, а не падает, если сотрудник тратит на проверку больше времени, чем раньше, или если документы начали уходить наружу без подтверждения. Это сигналы не о слабости агента, а о неподготовленном процессе.
Остановка не значит отказ. Разберите причину, поправьте исходные данные или возьмите другой процесс и повторите пилот с теми же правилами. Так вы сравниваете честно, а не подгоняете результат.
Как прочитать результаты пилота
Через две недели положите рядом записи первой и второй недели. Если время на пакет документов снизилось, а число найденных при приёмке расхождений не упало, вы получили рабочий результат. Если время снизилось, но расхождений стало меньше, проверьте: возможно, агент их пропускает.
Спросите приёмщика, что ему мешало и что понравилось. Его впечатление добавляет то, чего нет в таблице: например, что подсказки агента удобнее читать утром, чем в конце смены.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Назначьте двух участников пилота и заведите таблицу наблюдений ещё до первого поручения агенту.