С чего начать наведение порядка
Соберите в одном месте всё, что относится к расчёту объёмов: таблицы обмеров, нормы расхода, шаблоны смет. Выбросите копии и оставьте по одному живому экземпляру с понятным названием.
Затем договоритесь о словаре. Шпатлёвка финишная и финиш — это одно и то же? Если люди называют материал по-разному, агент увидит разные позиции и сомкнёт их неверно.
Хорошо, если порядок наводит тот, кто сам работает с этими файлами. Приглашённый консультант не знает, почему в таблице есть странная колонка, и может её выбросить, а в ней как раз хранится важное исключение.
Какие сведения о заказах материалов будут доступны агенту
Для заказа ему понадобятся перечень позиций, поставщики, сроки доставки, остатки на складе и адрес объекта. Проверьте, что они ведутся в одном журнале, а не в нескольких личных таблицах менеджеров.
Материалы привозят не вовремя, и это отражается в данных: даты в заказах не совпадают с фактическими. Стоит добавить в журнал колонку с реальной датой прихода, иначе агент будет считать сроки по обещаниям поставщиков.
Отдельно разберите шаблоны документов. Заявки поставщикам, акты и накладные должны иметь постоянную структуру, иначе агент не поймёт, где искать количество, а где единицу измерения.
Права и подтверждения
Чтение расчётов и журнала агенту можно открыть сразу. Запись и отправку заказов оставьте человеку на первые недели. Это защищает от ошибки, которую трудно исправить: заказ уже ушёл, и поставщик начал собирать партию.
Первые недели просматривайте каждую подготовленную заявку. Когда ошибок почти не остаётся, можно перейти на выборочную проверку, но решение об отправке всё равно остаётся за менеджером.
Что проверить после подключения
Откройте журнал действий агента и убедитесь, что он видит только нужное. Затем попросите его вывести то, что он понял из таблиц: список объектов и материалов. Расхождения с реальностью покажут, что в таблицах осталось неясным.
Ответ на частый вопрос: нужно ли переносить старые объекты? Достаточно текущих и недавно завершённых, архив можно подключить позже.
Раз в месяц возвращайтесь к этому списку: порядок в таблицах держится на дисциплине, и без напоминаний он расползается за один сезон.
- Названия материалов одинаковы во всех файлах.
- У каждого объекта есть актуальные обмеры.
- В журнале заказов записаны фактические даты прихода.
- У агента открыто чтение, запись отправки заказа закрыта.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите один объект в работе и приведите его обмеры и журнал заказов к единому виду.