Как подготовить документы и таблицы компании по установке окон и дверей к работе с ИИ

Какие документы и таблицы нужны

Для расчёта стоимости агенту потребуются каталог профилей, стеклопакетов и фурнитуры с ценами, правила наценки и условия монтажа. Для заказа — форма заявки производителя, перечень обязательных полей и допустимые значения. Для работы с обращениями — карточка клиента с датой установки, списком изделий и ответственным монтажником.

Сложнее всего с прайсами производителя: они приходят в разных форматах, иногда картинкой. Попросите прислать таблицей или назначьте ответственного, который переносит цены в 1С после каждого обновления.

Как навести порядок в замерах и заказах

Договоритесь об едином бланке и обязательных полях: размеры, высота подоконника, тип открывания, цвет, комментарии по откосам. Файлы называйте по одному правилу: адрес, дата, номер заказа. Это кажется мелочью, но без него агент не найдёт нужный замер среди сотен похожих.

Нужен и справочник синонимов. Одна и та же конструкция называется в бланке двустворчатым окном, в смете — двойным, а в заказе — по артикулу. Составьте таблицу соответствий, и агент перестанет путаться.

Бумажные бланки переведите в таблицу за один раз: пусть замерщики дополняют её в день выезда, а не раз в неделю.

1. Утвердите один бланк замера.
2. Выгрузите прайс из 1С в таблицу с датой обновления.
3. Сложите заявки производителю в одну папку по месяцам.
4. Заведите журнал обращений по неисправностям.

Почему история обращений мешает агенту

Обращения по неисправностям обычно живут в телефонных звонках и записях монтажников. Без карточки с датой, причиной и результатом агент не отличит проблему с уплотнителем от дефекта стеклопакета и не сможет напомнить, что похожий случай уже был у этого клиента.

Полезно, если для каждой рекламации указано, какое изделие и какой монтаж были задействованы: так видны повторяющиеся причины, а не отдельные жалобы.

Пример: подготовка папки одного заказа

В папке заказа лежат бланк замера, смета, подтверждение клиента, заявка на фабрику и акт монтажа. Агент собирает их по номеру, проверяет, что размеры в заявке совпадают с замером, и отмечает расхождение. Именно такую папку и стоит сделать образцом для остальных.

Каждую неделю проверяйте, что новые заказы попадают в ту же структуру папок, иначе порядок разваливается за сезон.

Короткий список проверки перед запуском

Выберите три недавних заказа и найдите по каждому все документы без звонков коллегам. Если получилось меньше чем за десять минут, порядок достаточный. Если нет, исправляйте именно те места, где поиск застрял.