Из чего складывается рабочая основа агента
Проектная документация задаёт, что должно быть построено. Журналы работ и исполнительные схемы показывают, что уже сделано. Фотографии и заметки с выездов отражают реальную картину, а прошлые предписания учат агента вашей манере формулировок.
Переписка с подрядчиками замыкает цепочку: она показывает, что обещали исправить и в какие сроки. Все пять источников должны быть доступны агенту хотя бы в виде файлов в одной структуре папок.
Если один из источников отсутствует, не пытайтесь компенсировать его догадками агента. Разумнее честно сузить задачу: например, готовить только акты осмотра, пока не наведён порядок в журналах.
Где эти данные обычно лежат
На практике проект хранится на общем диске, журналы приходят от подрядчиков по почте, снимки остаются в телефонах инженеров, а выводы по спорным местам обсуждаются в мессенджерах. Агент может читать почту, таблицы и общие папки, но приватные чаты и телефонные галереи ему недоступны, пока сотрудник не отправит материал сам.
Полезно составить схему: какой источник, где лежит, кто отвечает за обновление и как часто. Схема умещается на одной странице и экономит часы объяснений, когда в команду приходит новый человек.
Что мешает работе с отчётами заказчику
Отчёт заказчику требует единых названий видов работ и стабильной нумерации участков. Если подрядчик называет один этаж по-разному в разных письмах, агент воспринимает их как разные объекты и путает статус устранения.
Ещё одна помеха — снимки без даты и места. Включите в телефонах инженеров отметку времени и договоритесь подписывать фото кодом участка в имени файла.
Наконец, вредит отсутствие единого журнала замечаний: если часть открытых замечаний живёт в письмах, а часть в таблице, итоговый отчёт будет неполным.
Наконец, обратите внимание на формат: сканы и фотографии документов читаются хуже, чем текстовые файлы и таблицы. По возможности просите подрядчиков присылать журналы в редактируемом виде.
Мини-проверка: хватает ли данных по одному объекту
Выберите объект и пройдите по пунктам:
- Проект открывается из одной папки и имеет понятную версию.
- Журнал работ обновлялся не реже раза в неделю.
- У последних трёх выездов есть снимки с привязкой к участкам.
- Все открытые замечания собраны в одной таблице.
Если на каком-то пункте ответ отрицательный, не откладывайте запуск совсем, а сузьте задачу и сначала наведите порядок именно там. Один аккуратный журнал даёт больше, чем десять разрозненных папок.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Пройдите мини-проверку на самом шумном объекте и запишите, каких данных там не хватает.