Как подключить документы студии по порядку
Агенту не нужно показывать весь архив. Откройте ему сначала то, с чем он будет работать в первые недели, и проверьте, что он находит нужное.
Ещё полезно обозначить, кто отвечает за актуальность файлов. Если за прайсы отвечают все, то не отвечает никто, и через месяц агент снова работает с устаревшими ценами.
- Шаблон спецификации и два-три заполненных образца.
- Текущие прайсы и каталоги основных поставщиков.
- Почта по проекту с перепиской поставщиков.
- Таблица заказов с датами поставки и ответственными.
Какие данные доступны и что с ними не так
В студии почти всегда есть три беды. Названия позиций пишут по-разному: одни называют плитку по коллекции, другие по артикулу. Прайсы лежат в письмах вперемешку с рекламой. Версии спецификаций различаются приставками вроде финал и финал два.
Договоритесь об одном правиле названий, одном месте для прайсов и одном порядке версий. Это занимает пару вечеров, зато дальше агент не путается.
Что агент комплектатора видит и у кого спрашивает
Агент комплектатора видит спецификации и переписку с поставщиками, но не договоры с клиентами и их персональные данные. Письма поставщикам и изменения в итоговых таблицах он готовит, а отправляет и вносит человек.
Ответственный за данные студии раз в месяц проверяет, какие источники подключены, и закрывает лишнее.
Отдельно решите, кто видит финансовую часть: цены закупки и наценка обычно закрыты от агентов дизайнеров и открыты только комплектатору и руководителю.
Пример подготовки на комплектации
Старший комплектатор берёт один завершённый проект, приводит названия позиций к общему виду и выкладывает прайсы в одну папку. Затем просит агента собрать спецификацию заново по утверждённому списку и сравнивает с ручной версией.
Расхождения показывают, где данные неполны: не хватает артикула, ссылки на производителя или размера. Их закрывают сразу, пока проект свежий.
Результат этой работы сразу заметен: следующий проект стартует с готовой структурой, и новому комплектатору проще войти в дело.
Что в студии мешает агенту читать прайсы
Чаще всего мешают сканы вместо текстовых файлов, письма с вложениями без темы и таблицы с объединёнными ячейками. Если прайс пришёл фотографией, агент прочитает его хуже, чем исходную таблицу.
Попросите поставщиков присылать таблицы в рабочем формате и заведите одну папку для входящих прайсов с датой в названии.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выберите завершённый проект, приведите его спецификацию в порядок и проверьте, соберёт ли агент её повторно.