Как подготовить документы и таблицы компании по аренде спецтехники к работе с ИИ

Как подключить таблицы и почту к агенту

Сначала определите основные источники: таблица графика выдачи, журнал путевых листов, карточки машин и почтовый ящик заявок. Каждому источнику назначьте ответственного, который следит за актуальностью. Затем настройте доступ агента только на чтение и проверьте, что он видит нужные листы.

Если график ведётся в нескольких файлах, объедините их в один. Два разных графика — самая частая причина путаницы с выдачей.

Не пытайтесь привести в порядок всё сразу. Начните с одной группы техники, например, самосвалов, и аккуратно подготовьте именно её таблицы и листы. Получится образец, по которому остальное делается быстрее.

Какие данные становятся доступны агенту

После подключения агент видит машины, их статусы, даты выдачи и возврата, арендаторов и отработанные часы. Из путевых листов он читает смены, показания моточасов и замечания операторов. Это даёт основу для сверок: совпадают ли часы в листах с часами в акте арендатору.

Названия машин должны совпадать во всех источниках. Если в одном месте написано экскаватор гусеничный, а в другом ЭО по номеру, агент примет их за разные единицы.

Проверьте и единицы: моточасы и километры, смены и часы. Путаница в них приводит к спорам при расчётах с арендаторами, а агент без пояснений не поймёт, какая из величин верна.

Проверьте также, что у каждой машины есть свой номер в одном формате, а не набор прозвищ, привычных диспетчеру. Агенту нужна точная привязка, а не догадка по контексту.

Права и подтверждения при простоях из-за неточных заявок

Чтобы неточность заявки не превращалась в простой, настройте подтверждения. Агент проверяет заявку по графику и отправляет диспетчеру карточку с пометкой о возможном конфликте, но изменения в графике вносит только человек. Так ошибка в письме арендатора не приведёт к двойной выдаче.

Отдельно проверьте, кто может менять сам график. Если правки вносят пятеро сотрудников без записи, агент не поймёт, откуда взялась новая дата, и подсказки потеряют надёжность.

Что проверить после подключения

В первый день полезно пройти по короткому перечню:

1. Агент видит все машины парка и верные даты в графике.
2. Часы работы из путевых листов совпадают с журналом.
3. Карточка заявки заполняется обязательными полями.
4. Любое изменение графика требует подтверждения диспетчера.

Через неделю повторите проверку на новых заявках: некоторые проблемы проявляются только при реальной нагрузке, и разумнее увидеть их до подключения расчётов.