Утро: почта, тендерные извещения и ночные сообщения бригад
К началу рабочего дня в ящике накапливаются новые тендерные извещения, ответы поставщиков и вопросы от прорабов. Агент разбирает входящее: отмечает, какие извещения подходят по виду работ и срокам, и выписывает требования к заявке в одну карточку.
Участвовать или пропустить, решает руководитель. Он открывает карточки за считанные минуты вместо чтения каждого пакета документов с нуля. Если извещение похоже на прошлые, агент прикладывает ссылку на старую заявку, чтобы не собирать комплект заново.
Середина дня: спецификации на плитку, бордюр и скамьи
Снабженец отправляет агенту проектную ведомость материалов. Тот сопоставляет позиции с прайсами и прошлыми счетами, находит расхождения в размерах и маркировке и готовит запрос поставщикам, который человек перед отправкой читает.
Отдельно полезно просить агента напоминать о сроках поставки малых форм: скамьи и урны на объект часто приходят позже плитки, и график ломается именно в этом месте. Напоминание уходит снабженцу и прорабу в Telegram, пока ещё можно переставить работы.
Конец дня: сводка по объектам для руководителя
Прорабы обычно пишут в Telegram короткие отчёты. Агент собирает их в сводку: что сделано, что стоит, какие материалы ожидаются. Руководитель получает одну страницу вместо десятка переписок и сразу видит, кому позвонить.
Если за день на объекте ничего не записали, в сводке это будет заметно: пустая строка тоже сигнал, и он дойдёт до директора раньше, чем заказчик сам задаст вопрос.
Где агент останавливается и ждёт человека
Есть действия, которые агент готовит, но сам не выполняет. Если сомнения остались, держите этот перечень под рукой:
- Подача заявки на участие в тендере и подписание договора.
- Согласование отклонений от проекта с заказчиком.
- Оплата поставщику и смена условий поставки.
- Решение, переносить ли укладку из-за погоды.
Как выбрать задачу для начала
Посмотрите на последнюю неделю и найдите дело, которое вы делали руками не меньше трёх раз одинаково. Для большинства компаний по благоустройству это закупка по ведомости или разбор тендерной почты. Возьмите одно и ведите его месяц.
Через месяц сравните впечатления сотрудников с тем, что записано в таблице наблюдений, и только потом решайте, что отдавать агенту следующим.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Отметьте в календаре пятницу и выпишите три повторяющихся дела недели, из них выберите первое для агента.