Как подготовить документы и таблицы компании по благоустройству к работе с ИИ

Что проверить в папках и таблицах до подключения

Откройте папку одного объекта и посмотрите на неё глазами человека, который видит её впервые. Если вы сами не понимаете, где здесь последняя смета, агент поймёт ещё меньше. Пройдите по пунктам, начиная с самых очевидных:

1. Названия файлов объясняют содержимое: смета, ведомость, акт, а не слово итог с номером версии.
2. Для каждой сметы понятно, какая версия действует.
3. Расценки и прайсы поставщиков помечены датой.
4. Фотографии с объекта разложены по дням и участкам.
5. Договоры лежат отдельно от рабочей переписки.

После такой проверки вы увидите, что порядок нужен не агенту, а людям. Новый сотрудник сможет разобраться в объекте за час, а не за день, и это уже выгода, даже если запуск немного отложится.

Какие данные понадобятся для закупки плитки

Чтобы агент проверял закупку, ему нужны проектная ведомость, прайсы и история прошлых заказов со сроками поставки. Добавьте справочник ваших позиций: плитка с размером и толщиной, бордюр, бортовой камень, скамьи и урны с артикулами поставщиков.

Без справочника агент сопоставляет позиции по похожим словам и путает размеры. Справочник собирается один раз за вечер из последних трёх заказов и потом только пополняется.

Для работы со сметами понадобятся также действующие расценки и перечень типовых работ с единицами измерения. Если измерения в разных файлах записаны по-разному, приведите их к одному виду.

Где чаще всего спотыкаются

Типичная картина: таблица закупок ведётся в двух вариантах, один у снабженца, второй у сметчика, и они расходятся. Вторая беда — сканы вместо текстовых файлов: агент читает их хуже, и каждую цифру приходится перепроверять.

Назначьте владельца каждого файла и договоритесь, что правки вносятся только в основной экземпляр. Третья ловушка — личные чаты, где решения принимаются голосом: попросите прорабов дублировать итоговое слово в общей таблице.

Пример проверки на одной закупке

Возьмите завершённую закупку плитки для двора и попросите сотрудника найти за десять минут ведомость, счёт, накладную и переписку с поставщиком. Если нашлись не все документы или версий оказалось несколько, порядок нужно наводить до запуска.

Результат запишите: это ваш список работ по документам. Повторите проверку на второй закупке через неделю и сравните, быстрее ли стало находить нужное.